La información fiable, completa e inteligible es esencial para la salud y la seguridad en el trabajo. Los usuarios de dicha información son gerentes, trabajadores, profesionales de seguridad y salud en el trabajo, representantes de seguridad y salud y miembros del comité de seguridad y salud en el trabajo. Las responsabilidades de los profesionales, representantes y miembros del comité normalmente incluyen proporcionar información a otros. Las leyes de seguridad y salud en el trabajo de muchos países exigen que los gobiernos, los empleadores y los proveedores de productos químicos, entre otros, proporcionen información a los trabajadores, y que la generen organizaciones como las empresas a las que se aplican las leyes.
Información de nivel empresarial
Visto desde dentro de una organización, la información necesaria para la seguridad y salud en el trabajo es de dos tipos básicos:
Tabla 1. Información requerida en seguridad y salud en el trabajo
Información generada externamente. Esta información es necesaria dentro de la organización para abordar necesidades específicas y resolver problemas. Es diversa y voluminosa, y proviene de numerosas fuentes (ver tabla 1). Para lograr los estándares deseados de confiabilidad, exhaustividad e inteligibilidad, debe administrarse. La gestión de la información implica tres procesos continuos:
- analizar las necesidades de información de los usuarios de la información
- identificar y obtener la información requerida
- el suministro de la información requerida por los usuarios.
Información generada internamente. Esta información se utiliza para ayudar a identificar problemas de seguridad y salud, monitorear el desempeño y cumplir con los requisitos legales.
Recopilar, codificar y almacenar información de investigaciones de accidentes puede ayudar a identificar accidentes recurrentes y resaltar los factores causales. Por ejemplo, los registros de exposición de trabajadores individuales a productos químicos particulares pueden ser importantes años más tarde si surgen preguntas sobre enfermedades relacionadas con el trabajo.
La información se extrae de dichos datos mediante análisis. Para que el análisis arroje conclusiones confiables, los datos deben ser completos y confiables. Para ser confiable, la información debe recopilarse y compilarse de acuerdo con principios científicos. Por ejemplo, la pregunta o el problema debe establecerse claramente de antemano para que se recopilen todos los datos apropiados y que
- Los tipos de datos que se incluirán en la compilación están estrictamente definidos.
- La recopilación de datos se lleva a cabo de manera consistente, lo que permite verificar la validez e integridad de los datos.
- Las limitaciones de los datos son comprendidas y declaradas.
La gestión de la información implica los procesos de recopilación, almacenamiento, recuperación y análisis de datos.
Organización de la Gestión de la Información
Las tareas de gestión de la información a menudo son organizadas y conducidas por un Servicio de información. Las funciones de dicho servicio incluyen:
- Garantizar que la información esencial y actualizada esté disponible cuando se necesite, y que los usuarios no estén sobrecargados con información excesiva o redundante.
- Hacer que la información sea útil para las personas que la necesitan. Hacerlo a menudo requiere un conocimiento detallado de las necesidades de las personas que buscan la información y una comprensión profunda de la información que buscan.
- Ayudar a los usuarios a encontrar información por sí mismos.
- Difundir información de forma activa. El acceso a la información en seguridad y salud en el trabajo es un derecho general, no un privilegio de un grupo selecto. La autoedición ha reducido el costo de producción de folletos, boletines y otros materiales de amplia distribución.
- Recopilar y proporcionar información de manera eficiente y rentable. Ningún servicio de información tiene un presupuesto ilimitado.
- Mantenerse al tanto de las responsabilidades legales para recopilar y proporcionar información.
- Proporcionar o coordinar los recursos y la experiencia necesarios para la producción y el análisis de la información generada internamente, lo que incluye:
- sistemas de información de seguridad de la empresa (registros de accidentes, informes de casi accidentes)
- estadísticas de accidentes y enfermedades, registros de exposiciones (véase también el capítulo Sistemas de Registro y Vigilancia)
- bases de datos de investigación de accidentes graves (ver también el artículo “Auditorías, inspecciones e investigaciones”)
- encuestas específicas de recolección de datos (ver también el capítulo Epidemiología y Estadística)
- sistemas de registro de inspección y bases de datos
- listas y registros de expertos, direcciones
- bases de datos de registros médicos (véanse también los capítulos Servicios de salud ocupacional y Cuestiones éticas).
- Facilitar encuestas e investigaciones. Los métodos a menudo se extraerán de disciplinas científicas como la epidemiología y la estadística. El servicio de información puede ayudar a los investigadores a recopilar la información básica que necesitan, proporcionar instalaciones informáticas para almacenar datos y difundir los resultados de la investigación en toda la comunidad de seguridad y salud en el trabajo. En algunos tipos de estudio, el servicio de información también puede participar en la recopilación de datos.
Para que el servicio de información cumpla con éxito todas estas funciones, debe superar varios problemas. Un problema persistente es la alta tasa de crecimiento de la ya considerable cantidad de información potencialmente relevante para la salud y la seguridad en el trabajo. Este problema se ve agravado por las numerosas actualizaciones y revisiones de la información existente. Una extensión de este problema es que el aparente exceso de información oculta una falta de material multidisciplinario. Gran parte de la información resultante de la investigación en medicina e ingeniería, por ejemplo, se comunica a los especialistas. Puede ser ininteligible para cualquier otra persona. El nuevo conocimiento entonces no es transferible a algunos usuarios potenciales para quienes puede ser de gran importancia. Una de las funciones de un servicio de información es estimular la producción de materiales multidisciplinarios.
Otros problemas surgen debido a las barreras que experimentan los usuarios potenciales al acceder o utilizar la información. Por ejemplo:
- Lenguaje humano. Gran parte de la información disponible en materia de seguridad y salud en el trabajo está enmarcada en un lenguaje que muchos usuarios no entienden bien o en absoluto. El servicio de información debe poder transponer la información y la jerga al lenguaje cotidiano del usuario, y debe poder hacerlo sin pérdida de calidad de la información. Las computadoras pueden ayudar a superar las barreras del idioma. Pueden ayudar en la traducción de un tipo de idioma a otro y pueden producir texto automáticamente en un idioma mientras el usuario ingresa información en otro. Por medio de la generación de texto estructurado, las computadoras pueden escribir varios informes automáticamente.
- Alfabetismo. Otra barrera para la comunicación efectiva relacionada con el idioma puede surgir porque los niveles de alfabetización entre los usuarios potenciales están por debajo de los niveles de lectura requeridos para comprender la información más técnica en salud y seguridad ocupacional. Las computadoras ofrecen ayuda para superar esta barrera con técnicas que analizan automáticamente los niveles de lectura de materiales escritos, que luego pueden evaluarse para determinar si son adecuados para usuarios particulares.
- Restricciones en distribución y disponibilidad. Cierta información de gran importancia en materia de seguridad y salud en el trabajo puede clasificarse como confidencial. Los ejemplos incluyen datos médicos, secretos comerciales y algunos documentos gubernamentales. Las leyes de derechos de autor también restringen la duplicación de varios tipos de información. En algunas circunstancias, mantener la confidencialidad de la información es una responsabilidad tan importante como difundirla. La confidencialidad de la información es una consideración necesaria para las personas y organizaciones que generan información. La gestión de la información implica experiencia en evitar problemas de confidencialidad, por ejemplo, utilizando datos agregados en lugar de datos individuales, y adquiriendo un conocimiento detallado de los requisitos legítimos para proteger la privacidad de la información.
- Herramientas de acceso a la información (ayudas de búsqueda) utilizadas en las bibliotecas para buscar información. No todos los usuarios saben cómo utilizar las herramientas avanzadas de acceso a la información, como los catálogos computarizados (ver más abajo), y no toda la información es fácilmente accesible por medio de las herramientas de acceso. La mayoría de las herramientas de acceso requieren experiencia y habilidad, así como un buen conocimiento del idioma inglés. Los sistemas de menús son un intento de simplificar la tarea del buscador, pero la simplificación puede actuar para ocultar información. Estos problemas pueden minimizarse si los profesionales de la información adoptan el papel de tutores.
- el teclado de la computadora. Para algunas personas, el teclado de la computadora es una barrera porque no han sido capacitados para usarlo. Las personas con discapacidades, como lesiones por esfuerzo repetitivo, no pueden usarlo durante largos períodos de tiempo o en absoluto. El reconocimiento de voz proporciona un medio alternativo de comunicación con la computadora.
- El costo financiero (y ambiental) de la entrega de información y documentos. El papel es un medio costoso para distribuir información. Aunque se supone que las computadoras economizan en papel, en la práctica pueden ser extremadamente derrochadoras. Los sistemas de información computarizados cuidadosamente administrados son la forma más rentable (y menos onerosa para el medio ambiente) de distribuir y almacenar información.
Servicios de Información y Bibliotecas
Los servicios de información y las bibliotecas trabajan juntos. Las grandes bibliotecas comunitarias y especiales, como las bibliotecas jurídicas o médicas, suelen tener servicios de información. Los servicios de información especializados (incluidas las bibliotecas) dedicados a la salud y la seguridad en el trabajo suelen estar ubicados dentro de organizaciones tales como instituciones de seguridad y salud en el trabajo, empresas, universidades y departamentos gubernamentales.
El servicio de información se compromete a responder a las preguntas de los usuarios ya mantenerlos informados sobre asuntos importantes. Requiere el apoyo de habilidades y recursos bibliotecarios para buscar y obtener la información, y para tratar algunos asuntos de derechos de autor. El servicio de información analiza la información relativa a las necesidades de los interrogadores. Recopila respuestas que frecuentemente involucran información de fuentes fuera del alcance de una biblioteca comunitaria (ver tabla 1).
Algunos expertos en información y salud y seguridad en el trabajo diferencian entre la biblioteca comunitaria y los servicios de información. Argumentan que debe evitarse la duplicación innecesaria de esfuerzos por razones de costo, si no por otra razón. Una regla general es que los materiales en préstamo de una biblioteca comunitaria que sea accesible para la comunidad de usuarios del servicio de información no deberían estar también disponibles para préstamo del servicio de información. Del mismo modo, el servicio de información debe especializarse en información sobre seguridad y salud en el trabajo que normalmente no está disponible a través de la biblioteca comunitaria. El servicio de información debería poder centrarse en el servicio a grupos e individuos con necesidades definidas en materia de seguridad y salud en el trabajo. El servicio de información también puede respaldar la obligación legal de una organización de proporcionar o generar información, lo que no se puede esperar que haga una biblioteca comunitaria.
Las bibliotecas cuentan con sistemas computarizados altamente desarrollados para la adquisición y catalogación de materiales, y para monitorear y controlar la circulación. Los servicios de información acceden a estos sistemas a través del trabajo en equipo con personal bibliotecario especializado. La biblioteca y el servicio de información deben cooperar estrechamente en la organización de materiales de referencia (materiales no disponibles para préstamo), préstamos interbibliotecarios, sistemas en línea y materiales audiovisuales. El servicio de información normalmente tendría una colección básica de importantes materiales de referencia, como los de la OIT. Enciclopedia de Salud y Seguridad en el Trabajo.
La difusión selectiva de información (SDI) es un aspecto del servicio de información en el que la cooperación es especialmente importante entre los servicios de información y las bibliotecas comunitarias. Para operar un servicio de SDI, el proveedor de información almacena un perfil de búsqueda personal de las necesidades del usuario. Un grupo de perfiles para investigadores, por ejemplo, se utilizaría para escanear los títulos de los artículos científicos a medida que se van publicando. Los títulos que coinciden con perfiles particulares se notifican a las personas interesadas. Si bien SDI puede ser un servicio importante, puede ser difícil organizarlo de manera efectiva cuando las necesidades de información de los usuarios varían considerablemente de vez en cuando, como suele ocurrir en el caso de la seguridad y salud en el trabajo.
Capacitación para el Acceso a la Información
Los trabajadores y gerentes necesitan saber de quién y de dónde pueden obtener información. Por ejemplo, las hojas de datos de seguridad de los materiales son una fuente importante de información sobre salud y seguridad acerca de los productos químicos utilizados en el lugar de trabajo. Los trabajadores y gerentes necesitan capacitación para buscar y utilizar esta información. Debido a que ninguna capacitación en seguridad y salud ocupacional puede cubrir todos los problemas potenciales, el conocimiento sobre dónde buscar información es vital para los trabajadores y gerentes. Debería incluirse algo sobre las fuentes y los servicios de información en toda la formación en seguridad y salud en el trabajo.
La capacitación en información es una parte esencial de la formación de profesionales, representantes y miembros de comités.
El supuesto de formación es que estas personas tienen un buen conocimiento de la salud y la seguridad en el trabajo, pero necesitan una formación básica en habilidades de gestión de la información. Dichas habilidades incluyen la búsqueda de recursos de información en línea y el uso efectivo de un servicio de información. La capacitación debe incluir experiencia práctica de trabajo en equipo con personal profesional de biblioteca e información.
Los bibliotecólogos profesionales y los científicos de la información representan el nivel más avanzado de educación y capacitación en el trabajo de la información. Pero en su educación pueden haber tenido poca exposición a la salud y seguridad ocupacional. Existe la necesidad de aumentar este contenido y tal vez desarrollar una especialización adecuada en la educación universitaria y universitaria de este grupo.
La computadora en la gestión de la información
Todos los procesos de gestión de la información involucran cada vez más a las computadoras. Si bien gran parte de la información del mundo todavía está en papel, y es probable que lo siga siendo durante algún tiempo, el papel de las computadoras está aumentando en todas las áreas. Las computadoras continúan volviéndose más pequeñas y menos costosas mientras crecen en capacidad. Las microcomputadoras económicas, también llamadas computadoras personales (PC), pueden hacer el trabajo de administración de información que hace solo unos años habría requerido una costosa computadora central. Tres conceptos clave en informática son especialmente importantes en la gestión de la información: bases de datos, sistemas de gestión de bases de datos y comunicación informática.
Bases de datos
Una guía telefónica es un ejemplo simple de una base de datos. La compañía telefónica mantiene una lista maestra de nombres y números de teléfono en una computadora. Esta lista es una base de datos informática. Los cambios se pueden hacer rápidamente, para que siempre esté actualizado. También se utiliza en la impresión de la versión en papel de la guía telefónica, que es una base de datos de acceso público. Las personas y las organizaciones a menudo mantienen sus propias listas de números de teléfono de uso frecuente. Tales listas son bases de datos personales o privadas.
La versión en papel del directorio telefónico ilustra la forma básica de una base de datos. La información está organizada por apellido (familia), en orden alfabético. Las iniciales y las direcciones distinguen a las personas con el mismo apellido. Para cada combinación única de nombre, iniciales y dirección hay al menos un número de teléfono. En la terminología de la base de datos, cada línea (apellido › número de teléfono) es una grabar. Los nombres, iniciales, direcciones y números de teléfono se denominan campos.
El formato en papel de una gran base de datos, como una guía telefónica, tiene importantes limitaciones. Si todo lo que se tiene como punto de partida es un número de teléfono, encontrar un nombre en la guía telefónica de una gran ciudad es, cuanto menos, difícil. Pero esta tarea es fácil para la computadora de la compañía telefónica. Simplemente reorganiza todos los registros en orden numérico de número de teléfono. La facilidad con la que se pueden reorganizar los registros es una de las características más útiles de una base de datos informática.
Los catálogos de las bibliotecas son bases de datos que existen tanto en papel como en formato electrónico. Cada registro corresponde a un libro o artículo en particular. Los campos identifican la fecha y el lugar de publicación y muestran dónde se puede ver una copia. Existen bases de datos de catálogos de bibliotecas para muchos temas, incluidos varios de relevancia para la salud y la seguridad en el trabajo. El CISDOC de la OIT es un ejemplo de tal base de datos bibliografica.
Además de los nombres de los autores, los datos de referencia (como el título, la fecha de publicación, el nombre de la revista), una base de datos bibliográfica suele contener una resumen también. El resumen sirve para informar al buscador del contenido del artículo. El usuario puede entonces decidir si desea obtener el documento completo.
Las bases de datos pueden almacenar no solo resúmenes, sino también el texto completo de los artículos, así como imágenes (gráficos) como fotografías y diagramas. Multimedia es una poderosa aplicación de tecnología de base de datos para combinar sonido, texto e imágenes visuales fijas y en movimiento.
Los avances en los medios de almacenamiento ópticos y magnéticos han reducido el costo del almacenamiento de alta capacidad. Como resultado, bases de datos más grandes y cada vez más complejas se mantienen en computadoras personales o son accesibles a través de ellas.
Sistemas de gestión de bases de datos
Organizar registros en una base de datos y muchas otras funciones importantes de gestión de la información, como realizar una Buscar para registros particulares, se realizan mediante un sistema de gestión de base de datos (SGBD). El DBMS es un software que permite al usuario trabajar con los datos de la base de datos. El DBMS es, por lo tanto, un elemento vital en la gestión de la información. Una forma especial de software DBMS es el administrador de información personal, que se utiliza para directorios telefónicos personales, listas de tareas pendientes, arreglos de reuniones y otros datos personales guardados por individuos.
El concepto de filtrar es útil para representar la forma en que un DBMS estructura una búsqueda. Cada búsqueda puede ser vista como un filtro que permite el paso sólo de aquellos registros que corresponden a un perfil particular. Por ejemplo, el usuario podría solicitar ver todos los registros publicados sobre asbesto durante el año 1985. La búsqueda se expresaría a la computadora como una instrucción para filtrar todos los registros que tienen la palabra clave "asbesto" en el título y que fueron publicados. en 1985. Una instrucción típica diría:
palabra clave del título = amianto Y fecha de publicación = 1985
El operador AND se conoce como operador booleano, llamado así por George Boole (un matemático inglés) que ideó un sistema de lógica algebraica en el siglo XIX conocido como Álgebra de Boole. Otros operadores booleanos de uso común son OR y NOT. Con estos, los filtros de búsqueda se pueden hacer muy específicos.
Comunicaciones informáticas
Las comunicaciones informáticas han creado numerosas redes, formales e informales, mediante las cuales se intercambia información. Tales redes a menudo cubren grandes distancias. Muchos operan a través del sistema telefónico normal por medio de un módem. Otros utilizan comunicaciones por satélite.
En una red típica, las bases de datos se mantienen en una computadora, la dirigidos, mientras que una computadora personal, el natural, emite el solicita para una busqueda el objetivo respuesta es devolver los registros producidos por la búsqueda. Se han desarrollado estándares internacionales para asegurar que esta comunicación de computadora a computadora se lleve a cabo correctamente. Ejemplos de dichos estándares son ISO 10162 y 10163-1 (ambos de 1993), que se relacionan con la búsqueda y recuperación.
En el pasado, las comunicaciones por computadora requerían computadoras grandes y costosas. El poder y la capacidad de las computadoras personales ahora es tan grande que incluso un individuo puede organizar redes desde su propia oficina u hogar. La red a través de la cual el individuo se conecta al mundo de la información es Internet. Para 1996, este se había convertido en el sistema de comunicaciones de más rápido crecimiento que el mundo jamás haya conocido, con una previsión de mil millones de usuarios para fines de siglo.
Un instrumento de este crecimiento es la World Wide Web. Este conjunto de herramientas de software simplifica la complejidad de Internet. Con la Web el usuario no necesita conocimientos de lenguajes informáticos ni de comandos. El usuario tampoco tiene que depender de los servicios de un profesional de la información, como ocurría en el pasado. La herramienta clave para el usuario es un navegador Web, un programa informático que permite al usuario navegar por la Web. Con esto, millones de documentos web, los recursos de información de la web, se vuelven accesibles. Los recursos web no se limitan a texto, sino que también son presentaciones multimedia completas que incluyen sonido y animación.
La capacidad multimedia convierte a la Web en un importante medio de formación. Para 1996, los programas de capacitación en salud y seguridad ocupacional habían comenzado a aparecer en la Web. Desde los sitios web más grandes, se pueden descargar programas de computadora para uso en salud y seguridad ocupacional. Otros recursos de información en la Web incluyeron el creciente número de sitios de bibliotecas relevantes para la salud y seguridad ocupacional en la Web. Con el continuo crecimiento de la Web, bien podríamos ver dentro de la duración de esta edición de la OIT Enciclopedia el desarrollo de una “universidad virtual” mundial de salud y seguridad en el trabajo.
Internet proporciona el sistema de correo electrónico global (e-mail) mediante el cual las personas se envían mensajes privados entre sí. Cada vez más, Internet se utiliza también para el correo de voz y las videoconferencias.
Mensajes difiere del correo electrónico. En mensajería, todos los miembros del grupo pueden leer y responder a un mensaje. La mensajería se utiliza para conferencias por computadora en las que muchas personas participan en una discusión sobre un tema en particular. Es una forma económica de crear una red, por ejemplo, entre profesionales de la salud y la seguridad en el trabajo con un interés común en un tipo particular de riesgo laboral.
La transferencia de archivos es un proceso básico en informática. En terminología informática, un presentar Es la unidad básica de almacenamiento que permite a la computadora distinguir un conjunto de información de otro. Un archivo puede ser un programa de computadora, un documento de procesamiento de texto, una base de datos completa o un conjunto filtrado de registros producidos por una búsqueda en una base de datos. La transferencia de archivos es el medio por el cual las computadoras transfieren información entre ellas. Varios protocolos de transferencia de archivos (FTP) aseguran que los datos no se modifiquen de ninguna manera durante la transferencia. La importancia especial de la transferencia de archivos para la gestión de la información en salud y seguridad ocupacional es que cualquier servicio de información, incluso con una computadora personal modesta, puede recibir todo tipo de información de los servicios de información de todo el mundo. La transferencia de archivos y los servicios asociados suelen ser el método más rentable para transferir información. A medida que mejoran las capacidades de la computadora, la amplitud y el alcance de la información que se puede transferir aumenta rápidamente.
Un ejemplo de procesamiento de transacciones en línea sería pedir una publicación a través de una computadora personal. Otro ejemplo es aportar un elemento de datos a una computadora en una ciudad distante en relación con un proyecto de investigación que involucra varias regiones geográficas.
Otras formas de comunicación por computadora que desempeñan un papel cada vez más importante en la salud y la seguridad en el trabajo son las basadas en computadora. devolución de fax servicios. El usuario llama por teléfono a la computadora para pedir información específica. Luego, la computadora envía la información a la máquina de fax de la persona que llama.
En resumen, se puede decir que la computadora no es solo el principal instrumento para el manejo de la información, sino también el gran facilitador de la revolución de la información que sigue cobrando impulso en el campo de la seguridad y salud en el trabajo, como en otras áreas importantes de la vida humana. actividad.