Des informations fiables, complètes et intelligibles sont essentielles pour la santé et la sécurité au travail. Les utilisateurs de ces informations sont les gestionnaires, les travailleurs, les professionnels de la sécurité et de la santé au travail, les délégués à la sécurité et à la santé et les membres des comités de sécurité et de santé au travail. Les responsabilités des professionnels, des représentants et des membres du comité incluent normalement la fourniture d'informations à d'autres. Les lois sur la sécurité et la santé au travail de nombreux pays exigent que les informations soient fournies aux travailleurs par les gouvernements, les employeurs et les fournisseurs de produits chimiques, entre autres, et qu'elles soient générées par des organisations telles que les entreprises auxquelles les lois s'appliquent.
Informations au niveau de l'entreprise
Vues de l'intérieur d'une organisation, les informations nécessaires à la sécurité et à la santé au travail sont de deux types fondamentaux :
Tableau 1. Informations requises en santé et sécurité au travail
Informations générées en externe. Ces informations sont nécessaires au sein de l'organisation pour répondre à des besoins spécifiques et résoudre des problèmes. Il est divers et volumineux, et il provient de nombreuses sources (voir tableau 1). Pour atteindre les normes souhaitées de fiabilité, d'exhaustivité et d'intelligibilité, il faut la gérer. La gestion de l'information implique trois processus continus :
- analyser les besoins d'information des utilisateurs d'information
- identifier et obtenir les informations nécessaires
- fournir les informations nécessaires aux utilisateurs.
Informations générées en interne. Ces informations sont utilisées pour aider à identifier les problèmes de sécurité et de santé, pour surveiller les performances et pour se conformer aux exigences légales.
La collecte, le codage et le stockage des informations issues des enquêtes sur les accidents peuvent aider à identifier les accidents récurrents et à mettre en évidence les facteurs de causalité. Par exemple, les registres de l'exposition individuelle des travailleurs à des produits chimiques particuliers peuvent être importants des années plus tard si des questions de maladies liées au travail se posent.
Des informations sont tirées de ces données par analyse. Pour que l'analyse aboutisse à des conclusions fiables, les données doivent être complètes et fiables. Pour être dignes de confiance, les informations doivent être collectées et compilées selon des principes scientifiques. Par exemple, la question ou le problème doit être défini clairement à l'avance afin que toutes les données appropriées soient collectées et que
- Les types de données à inclure dans la compilation sont strictement définis.
- La collecte des données est effectuée de manière cohérente permettant de vérifier la validité et l'intégrité des données.
- Les limites des données sont comprises et énoncées.
La gestion de l'information implique les processus de collecte, de stockage, de récupération et d'analyse des données.
Organisation de la gestion de l'information
Les tâches de gestion de l'information sont souvent organisées et conduites par un Service d'information. Les fonctions d'un tel service comprennent:
- S'assurer que les informations essentielles et à jour sont disponibles quand elles sont nécessaires et que les utilisateurs ne sont pas surchargés d'informations excessives ou redondantes.
- Rendre l'information utilisable pour les personnes qui en ont besoin. Cela nécessite souvent une connaissance détaillée des besoins des personnes qui recherchent l'information et une compréhension approfondie de l'information qu'elles recherchent.
- Aider les utilisateurs à trouver des informations par eux-mêmes.
- Diffuser activement l'information. L'accès à l'information sur la santé et la sécurité au travail est une question de droit général et non un privilège pour un groupe restreint. La publication assistée par ordinateur a réduit le coût de production des brochures, des bulletins et d'autres documents destinés à une large diffusion.
- Collecter et fournir des informations de manière efficace et rentable. Aucun service d'information n'a un budget illimité.
- Se tenir au courant des responsabilités légales en matière de collecte et de fourniture d'informations.
- Fournir ou coordonner les ressources et l'expertise nécessaires à la production et à l'analyse d'informations générées en interne, notamment :
- systèmes d'information sur la sécurité de l'entreprise (dossiers d'accidents, rapports sur les quasi-accidents)
- statistiques des accidents et des maladies, registres des expositions (voir aussi le chapitre Systèmes d'enregistrement et surveillance)
- bases de données d'enquêtes sur les accidents graves (voir aussi l'article « Audits, inspections et enquêtes »)
- enquêtes spécifiques de collecte de données (voir aussi le chapitre Épidémiologie et statistiques)
- systèmes d'enregistrement des inspections et bases de données
- listes et registres d'experts, adresses
- bases de données de dossiers médicaux (voir aussi les chapitres Services de santé au travail et Questions éthiques).
- Faciliter les enquêtes et les recherches. Les méthodes seront souvent tirées de disciplines scientifiques telles que l'épidémiologie et les statistiques. Le service d'information peut aider les chercheurs à rassembler les informations de base dont ils ont besoin, fournir des installations informatiques pour stocker les données et diffuser les résultats de la recherche dans l'ensemble de la communauté de la santé et de la sécurité au travail. Dans certains types d'études, le service d'information peut également participer à la collecte des données.
Pour que le service d'information remplisse toutes ces fonctions avec succès, il doit surmonter divers problèmes. Un problème persistant est le taux de croissance élevé de la quantité déjà considérable d'informations potentiellement pertinentes pour la santé et la sécurité au travail. Ce problème est aggravé par les nombreuses mises à jour et révisions des informations existantes. Une extension de ce problème est que l'apparente surabondance d'informations cache un manque de matériel multidisciplinaire. Une grande partie de l'information résultant de la recherche en médecine et en génie, par exemple, est communiquée aux spécialistes. Il peut être inintelligible pour quelqu'un d'autre. Les nouvelles connaissances ne sont alors pas transférables à certains utilisateurs potentiels pour qui elles peuvent être d'une grande importance. L'un des rôles d'un service d'information est de stimuler la production de documents multidisciplinaires.
D'autres problèmes surgissent en raison des barrières que rencontrent les utilisateurs potentiels pour accéder à l'information ou l'utiliser. Par exemple:
- Langage humain. Une grande partie de l'information disponible en matière de santé et de sécurité au travail est rédigée dans un langage que de nombreux utilisateurs ne comprennent pas bien ou pas du tout. Le service d'information doit pouvoir transposer l'information et le jargon dans le langage courant de l'utilisateur, et il doit pouvoir le faire sans perte de qualité de l'information. Les ordinateurs peuvent aider à surmonter ces barrières linguistiques. Ils peuvent aider à la traduction d'un type de langue à un autre et ils peuvent produire automatiquement du texte dans une langue pendant que l'utilisateur saisit des informations dans une autre. Au moyen de la génération de texte structuré, les ordinateurs peuvent être en mesure d'écrire automatiquement divers rapports.
- L'alphabétisation. Un autre obstacle à une communication efficace lié à la langue peut survenir parce que les niveaux d'alphabétisation des utilisateurs potentiels sont inférieurs aux niveaux de lecture requis pour comprendre les informations plus techniques en matière de santé et de sécurité au travail. Les ordinateurs aident à surmonter cet obstacle avec des techniques qui analysent automatiquement les niveaux de lecture des documents écrits, qui peuvent ensuite être évalués pour leur adéquation à des utilisateurs particuliers.
- Restrictions de distribution et de disponibilité. Certaines informations d'une grande importance en matière de santé et de sécurité au travail peuvent être classées comme confidentielles. Les exemples incluent les données médicales, les secrets commerciaux et certains documents gouvernementaux. Les lois sur le droit d'auteur limitent également la duplication de divers types d'informations. Dans certaines circonstances, la confidentialité des informations est une responsabilité aussi importante que leur diffusion. La confidentialité des informations est une considération nécessaire pour les personnes et les organisations qui génèrent des informations. La gestion de l'information implique une expertise pour éviter les problèmes de confidentialité, par exemple en utilisant des données agrégées plutôt qu'individuelles, et en acquérant une connaissance détaillée des exigences légitimes pour protéger la confidentialité des informations.
- Outils d'accès à l'information (instruments de recherche) utilisés dans les bibliothèques pour rechercher des informations. Tous les utilisateurs ne savent pas utiliser les outils avancés d'accès à l'information, tels que les catalogues informatisés (voir ci-dessous), et toutes les informations ne sont pas facilement accessibles au moyen d'outils d'accès. La plupart des outils d'accès nécessitent de l'expérience et des compétences, ainsi qu'une bonne connaissance de la langue anglaise. Les systèmes de menus sont une tentative de simplifier la tâche du chercheur, mais la simplification peut avoir pour effet de dissimuler des informations. Ces problèmes peuvent être minimisés si les professionnels de l'information adoptent le rôle de tuteur.
- Le clavier de l'ordinateur. Pour certaines personnes, le clavier de l'ordinateur est un obstacle car elles n'ont pas été formées à son utilisation. Les personnes handicapées telles que les microtraumatismes répétés ne peuvent pas l'utiliser pendant de longues périodes ou pas du tout. La reconnaissance vocale offre un autre moyen de communication avec l'ordinateur.
- Le coût financier (et environnemental) de la diffusion des informations et des documents. Le papier est un support coûteux pour diffuser l'information. Bien que les ordinateurs soient censés économiser du papier, dans la pratique, ils peuvent être extrêmement gaspilleurs. Les systèmes d'information informatisés gérés avec soin sont le moyen le plus rentable (et le moins contraignant pour l'environnement) de diffuser et de stocker l'information.
Services d'information et bibliothèques
Les services d'information et les bibliothèques travaillent ensemble. Les grandes bibliothèques communautaires et spécialisées, telles que les bibliothèques juridiques ou médicales, disposent souvent de services d'information. Les services d'information spécialisés (y compris les bibliothèques) consacrés à la santé et à la sécurité au travail sont généralement situés au sein d'organisations telles que les institutions de sécurité et de santé au travail, les entreprises, les universités et les ministères.
Le service d'information s'engage à répondre aux questions des utilisateurs et à les tenir informés des sujets importants. Cela nécessite le soutien des compétences et des ressources de la bibliothèque pour rechercher et obtenir l'information, et pour traiter certaines questions de droit d'auteur. Le service d'information analyse les informations relatives aux besoins des interrogateurs. Il compile des réponses qui impliquent fréquemment des informations provenant de sources extérieures au périmètre d'une bibliothèque communautaire (voir tableau 1).
Certains experts en information et en santé et sécurité au travail font la différence entre la bibliothèque communautaire et les services d'information. Ils soutiennent que la duplication inutile des efforts doit être évitée pour des raisons de coût, si ce n'est pour d'autres raisons. En règle générale, les documents prêtés par une bibliothèque communautaire qui sont accessibles à la communauté des utilisateurs du service d'information ne doivent pas également être disponibles pour le prêt par le service d'information. De même, le service d'information devrait se spécialiser dans les informations sur la sécurité et la santé au travail qui ne sont normalement pas disponibles dans la bibliothèque communautaire. Le service d'information devrait pouvoir se concentrer sur le service aux groupes et aux individus ayant des besoins définis en matière de sécurité et de santé au travail. Le service d'information peut également soutenir l'obligation légale d'une organisation de fournir ou de générer des informations, ce qu'une bibliothèque communautaire ne pourrait pas faire.
Les bibliothèques s'appuient sur des systèmes informatisés hautement développés pour l'acquisition et le catalogage des documents, ainsi que pour le suivi et le contrôle de la circulation. Les services d'information accèdent à ces systèmes grâce à un travail d'équipe avec le personnel spécialisé de la bibliothèque. La bibliothèque et le service d'information doivent coopérer étroitement dans l'organisation des documents de référence (documents non disponibles au prêt), des prêts entre bibliothèques, des systèmes en ligne et des documents audiovisuels. Le service d'information devrait normalement disposer d'une collection de base d'importants documents de référence tels que les Encyclopédie de Santé et sécurité au travail.
La diffusion sélective de l'information (DSI) est un aspect du service d'information dans lequel la coopération est particulièrement importante entre les services d'information et les bibliothèques communautaires. Pour exploiter un service de SDI, le fournisseur d'informations stocke un profil de recherche personnel des besoins de l'utilisateur. Un groupe de profils de chercheurs, par exemple, serait utilisé pour scanner les titres d'articles scientifiques au fur et à mesure de leur publication. Les titres correspondant à des profils particuliers sont notifiés aux personnes concernées. Bien que l'IDS puisse être un service important, il peut être difficile de l'organiser efficacement lorsque les besoins d'information des utilisateurs varient considérablement d'une fois à l'autre, comme c'est souvent le cas dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail.
Formation pour accéder à l'information
Les travailleurs et les cadres doivent savoir auprès de qui et d'où ils peuvent obtenir des informations. Par exemple, les fiches signalétiques sont une importante source d'information sur la santé et la sécurité des produits chimiques utilisés sur le lieu de travail. Les travailleurs et les gestionnaires ont besoin de formation pour rechercher et utiliser ces informations. Étant donné qu'aucune formation en santé et sécurité au travail ne peut couvrir tous les problèmes potentiels, il est vital pour les travailleurs et les gestionnaires de savoir où chercher des informations. Quelque chose au sujet des sources d'information et des services devrait être inclus dans toute formation en santé et sécurité au travail.
La formation à l'information est un élément essentiel de la formation des professionnels, des représentants et des membres des comités.
L'hypothèse de formation est que ces personnes ont une bonne connaissance de la santé et de la sécurité au travail, mais ont besoin d'une formation de base en gestion de l'information. Ces compétences comprennent la recherche de ressources d'information en ligne et l'utilisation efficace d'un service d'information. La formation devrait inclure une expérience pratique de travail en équipe avec le personnel professionnel de la bibliothèque et de l'information.
Les bibliothécaires professionnels et les scientifiques de l'information représentent le niveau le plus avancé d'éducation et de formation dans le domaine de l'information. Mais au cours de leurs études, ils ont peut-être été peu exposés à la santé et à la sécurité au travail. Il est nécessaire d'augmenter ce contenu et peut-être de développer une spécialisation appropriée dans l'enseignement universitaire et collégial de ce groupe.
L'ordinateur dans la gestion de l'information
Tous les processus de gestion de l'information impliquent de plus en plus des ordinateurs. Alors qu'une grande partie de l'information mondiale est encore sous forme papier, et le restera probablement pendant un certain temps encore, le rôle des ordinateurs augmente dans tous les domaines. Les ordinateurs continuent de devenir plus petits et moins chers tout en augmentant leurs capacités. Les micro-ordinateurs peu coûteux, également appelés ordinateurs personnels (PC), peuvent effectuer le travail de gestion de l'information qui, il y a quelques années seulement, aurait nécessité un ordinateur central coûteux. Trois concepts clés en informatique sont particulièrement importants dans la gestion de l'information : bases de données, systèmes de gestion de bases de données et communication informatique.
Bases de données
Un annuaire téléphonique est un exemple simple de base de données. La compagnie de téléphone conserve une liste maîtresse des noms et des numéros de téléphone dans un ordinateur. Cette liste est une base de données informatique. Des modifications peuvent être apportées rapidement, de sorte qu'il est toujours à jour. Il est également utilisé dans l'impression de la version papier de l'annuaire téléphonique, qui est une base de données accessible au public. Les particuliers et les organisations conservent souvent leurs propres listes de numéros de téléphone fréquemment utilisés. Ces listes sont des bases de données personnelles ou privées.
La version papier de l'annuaire téléphonique illustre la forme de base d'une base de données. Les informations sont organisées par nom (de famille), par ordre alphabétique. Les initiales et les adresses distinguent les personnes portant le même nom de famille. Pour chaque combinaison unique de nom, initiales et adresse, il existe au moins un numéro de téléphone. Dans la terminologie des bases de données, chaque ligne (nom › numéro de téléphone) est un record. Les noms, initiales, adresses et numéros de téléphone sont appelés des champs.
La forme papier d'une grande base de données, comme un annuaire téléphonique, présente des limites importantes. Si l'on n'a pour point de départ qu'un numéro de téléphone, trouver un nom dans l'annuaire téléphonique d'une grande ville est pour le moins difficile. Mais cette tâche est facile pour l'ordinateur de la compagnie de téléphone. Il réorganise simplement tous les enregistrements par ordre numérique de numéro de téléphone. La facilité avec laquelle les enregistrements peuvent être réorganisés est l'une des caractéristiques les plus utiles d'une base de données informatique.
Les catalogues de bibliothèques sont des bases de données qui existent à la fois sous forme papier et sous forme électronique. Chaque enregistrement correspond à un livre ou un article particulier. Les champs identifient la date et le lieu de publication et indiquent où une copie peut être vue. Des bases de données de catalogues de bibliothèques existent pour de nombreux sujets, dont plusieurs concernent la santé et la sécurité au travail. Le CISDOC de l'OIT est un exemple d'un tel base de données bibliographique.
En plus des noms d'auteurs, des données de référence (comme le titre, la date de publication, le nom de la revue), une base de données bibliographique contient souvent une résumé ainsi que. Le résumé sert à informer le chercheur du contenu de l'article. L'utilisateur peut alors décider s'il souhaite obtenir le document complet.
Les bases de données peuvent stocker non seulement des résumés, mais également le texte intégral des articles, ainsi que des images (graphiques) telles que des photographies et des diagrammes. Multimédia est une application puissante de la technologie de base de données pour combiner le son, le texte et les images visuelles fixes et animées.
Les progrès des supports de stockage optiques et magnétiques ont fait baisser le coût du stockage haute capacité. En conséquence, des bases de données plus volumineuses et de plus en plus complexes sont conservées dans des ordinateurs personnels ou sont accessibles par leur intermédiaire.
Systèmes de gestion de bases de données
Organiser les enregistrements dans une base de données et de nombreuses autres fonctions importantes de gestion de l'information, telles que l'exécution d'un recherche pour des enregistrements particuliers, sont effectuées au moyen d'un système de gestion de base de données (SGBD). Le SGBD est un logiciel qui permet à l'utilisateur de travailler avec les données de la base de données. Le SGBD est donc un élément essentiel de la gestion de l'information. Une forme spéciale de logiciel SGBD est le gestionnaire d'informations personnelles, utilisé pour les annuaires téléphoniques personnels, les listes de tâches, les arrangements de réunion et d'autres données personnelles conservées par les individus.
Le concept de la une fonction filtre est utile pour représenter la manière dont une recherche est structurée par un SGBD. Chaque recherche peut être vue comme un filtre qui ne laisse passer que les fiches correspondant à un profil particulier. Par exemple, l'utilisateur pourrait demander à voir tous les enregistrements publiés sur l'amiante au cours de l'année 1985. La recherche serait exprimée à l'ordinateur comme une instruction de filtrer tous les enregistrements qui ont le mot clé "amiante" dans le titre et qui ont été publiés en 1985. Une instruction typique se lirait comme suit :
titre mot clé = amiante ET date de publication = 1985
L'opérateur ET est connu sous le nom de Opérateur booléen, nommé d'après George Boole (un mathématicien anglais) qui a conçu un système de logique algébrique au 19ème siècle connu sous le nom Algèbre de Boole. Les autres opérateurs booléens couramment utilisés sont OR et NOT. Grâce à ceux-ci, les filtres de recherche peuvent être rendus très spécifiques.
Communication informatique
Les communications informatiques ont créé de nombreux réseaux, formels et informels, par lesquels l'information est échangée. Ces réseaux couvrent souvent de grandes distances. Beaucoup fonctionnent par le biais du système téléphonique normal au moyen d'un modem. D'autres utilisent les communications par satellite.
Dans un réseau typique, les bases de données sont stockées sur un seul ordinateur, le l'objectif, tandis qu'un ordinateur personnel, le origine, émet le nécessaire pour une recherche. Celui de la cible réponse est de renvoyer les enregistrements issus de la recherche. Des normes internationales ont été élaborées pour garantir que cette communication d'ordinateur à ordinateur se déroule correctement. Des exemples de telles normes sont ISO 10162 et 10163-1 (toutes deux de 1993), qui concernent la recherche et la récupération.
Dans le passé, les communications informatiques nécessitaient des ordinateurs volumineux et coûteux. La puissance et la capacité des ordinateurs personnels sont maintenant si importantes que même un individu peut organiser des réseaux depuis son bureau ou son domicile. Le réseau par lequel l'individu se connecte au monde de l'information est Internet. En 1996, c'était devenu le système de communication à la croissance la plus rapide que le monde ait jamais connu, avec un milliard d'utilisateurs prévus d'ici la fin du siècle.
Un instrument de cette croissance est le World Wide Web. Cet ensemble d'outils logiciels simplifie la complexité d'Internet. Avec le Web, l'utilisateur n'a pas besoin de connaître les langages ou les commandes informatiques. L'utilisateur n'a pas non plus à se fier aux services d'un professionnel de l'information, comme c'était le cas par le passé. L'outil clé pour l'utilisateur est un navigateur Web, un programme informatique qui permet à l'utilisateur de naviguer sur le Web. Grâce à cela, des millions de documents Web, les ressources d'information du Web, deviennent accessibles. Les ressources Web ne se limitent pas au texte, mais sont également des présentations multimédias complètes qui incluent du son et de l'animation.
La capacité multimédia transforme le Web en un support de formation important. En 1996, des programmes de formation en santé et sécurité au travail ont commencé à apparaître sur le Web. À partir des plus grands sites Web, des programmes informatiques pouvaient être téléchargés pour être utilisés dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail. D'autres ressources d'information sur le Web comprenaient le nombre croissant de sites de bibliothèques pertinents pour la santé et la sécurité au travail sur le Web. Avec la croissance continue du Web, nous pourrions bien voir dans la durée de vie de cette édition du BIT Encyclopédie le développement d'une « université virtuelle » mondiale de la santé et de la sécurité au travail.
L'Internet fournit le système mondial de messagerie électronique (e-mail) par lequel les individus s'envoient des messages privés les uns aux autres. De plus en plus, Internet est également utilisé pour la messagerie vocale et les vidéoconférences.
Messagerie diffère du courrier électronique. Dans la messagerie, tous les membres du groupe peuvent lire et répondre à un message. La messagerie est utilisée pour les conférences informatiques dans lesquelles de nombreuses personnes participent à une discussion sur un sujet particulier. C'est un moyen peu coûteux de créer un réseau, par exemple, entre les professionnels de la santé et de la sécurité au travail ayant un intérêt commun pour un type particulier de risque professionnel.
Le transfert de fichiers est un processus de base en informatique. En terminologie informatique, un filet est l'unité de stockage de base qui permet à l'ordinateur de distinguer un ensemble d'informations d'un autre. Un fichier peut être un programme informatique, un document de traitement de texte, une base de données entière ou un ensemble filtré d'enregistrements produits par une recherche dans une base de données. Le transfert de fichiers est le moyen par lequel les ordinateurs transfèrent des informations entre eux. Divers protocoles de transfert de fichiers (FTP) garantissent que les données ne sont en aucun cas modifiées pendant le transfert. L'importance particulière du transfert de fichiers pour la gestion de l'information en matière de santé et de sécurité au travail est que tout service d'information doté d'un ordinateur personnel, même modeste, peut recevoir tous les types d'informations provenant de services d'information du monde entier. Le transfert de fichiers et les services associés sont généralement la méthode la plus rentable de transfert d'informations. À mesure que les capacités informatiques s'améliorent, l'ampleur et la portée des informations pouvant être transférées augmentent rapidement.
Un exemple de traitement de transaction en ligne consisterait à commander une publication via un ordinateur personnel. Un autre exemple est l'apport d'une donnée à un ordinateur dans une ville éloignée dans le cadre d'un projet de recherche impliquant plusieurs régions géographiques.
D'autres formes de communication informatique qui jouent un rôle de plus en plus important dans la santé et la sécurité au travail sont télécopie prestations de service. L'utilisateur téléphone à l'ordinateur pour commander des informations spécifiques. L'ordinateur envoie ensuite les informations au télécopieur de l'appelant.
En résumé, on peut dire que l'ordinateur n'est pas seulement le principal instrument de gestion de l'information, mais aussi le grand facilitateur de la révolution de l'information qui continue de prendre de l'ampleur dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail, comme dans d'autres domaines importants de la santé humaine. activité.