Origini dell'audit ambientale

L'audit della sicurezza ambientale e della salute si è sviluppato all'inizio degli anni '1970, in gran parte tra le aziende che operano in settori ad alta intensità ambientale come oli e prodotti chimici. Da allora l'audit ambientale si è diffuso rapidamente con un corrispondente sviluppo degli approcci e delle tecniche adottate. Diversi fattori hanno influenzato questa crescita.

• incidenti sul lavoro. Grandi incidenti come Bhopal, Chernobyl e Exxon-Valdez i disastri hanno ricordato alle aziende che non è sufficiente stabilire politiche e standard aziendali in materia di salute e sicurezza ambientale senza garantirne l'attuazione. Gli audit possono contribuire a ridurre il rischio di spiacevoli sorprese.
• Evoluzioni normative. Dall'inizio degli anni '1970 le normative in materia ambientale sono aumentate notevolmente. Ciò ha reso sempre più difficile per un'azienda accertare se uno specifico impianto in un determinato paese è conforme a tutta la legislazione pertinente.
• Consapevolezza pubblica. Il pubblico è diventato sempre più consapevole ed esplicito riguardo alle questioni ambientali e di sicurezza. Le aziende hanno dovuto dimostrare al pubblico che stanno gestendo i rischi ambientali in modo efficace.
• Contenzioso. La crescita della legislazione ha portato a una corrispondente esplosione di contenziosi e azioni di responsabilità, in particolare negli Stati Uniti. In Europa e altrove, c'è una crescente enfasi sulle responsabilità dei singoli amministratori e sulla messa a disposizione del pubblico delle informazioni.

Che cos'è un audit ambientale?

È importante distinguere tra audit e tecniche come la valutazione dell'impatto ambientale (VIA). Quest'ultimo valuta i potenziali effetti ambientali di un impianto proposto. Lo scopo essenziale di un audit ambientale è il controllo sistematico delle prestazioni ambientali in tutte le operazioni esistenti di un'azienda. Nella migliore delle ipotesi, un audit è un esame completo dei sistemi e delle strutture di gestione; nel peggiore dei casi, è una recensione superficiale.

Il termine audit ambientale significa cose diverse per persone diverse. Termini come valutazione, indagine e revisione vengono utilizzati per descrivere lo stesso tipo di attività. Inoltre, alcune organizzazioni ritengono che un "audit ambientale" affronti solo questioni ambientali, mentre altre usano il termine per indicare un audit di salute, sicurezza e questioni ambientali. Sebbene non esista una definizione universale, l'auditing, così come praticato da molte aziende leader, segue la stessa filosofia e approccio di base riassunti dall'ampia definizione adottata dalla International Chambers of Commerce (ICC) nella sua pubblicazione Audit Ambientale (1989). L'ICC definisce l'audit ambientale come:

uno strumento di gestione che comprende una valutazione sistematica, documentata, periodica e obiettiva delle prestazioni dell'organizzazione, della gestione e delle attrezzature ambientali, con l'obiettivo di contribuire alla salvaguardia dell'ambiente attraverso:

(i) facilitare il controllo di gestione delle pratiche ambientali e

(ii) valutare la conformità alle politiche aziendali che includerebbero il rispetto dei requisiti normativi.

La Commissione Europea nella sua proposta di regolamento sull'audit ambientale adotta anche la definizione ICC di audit ambientale.

Obiettivi dell'audit ambientale

L'obiettivo generale dell'audit ambientale è contribuire a salvaguardare l'ambiente e ridurre al minimo i rischi per la salute umana. Chiaramente, l'auditing da solo non raggiungerà questo obiettivo (da qui l'uso della parola aiuto); è uno strumento di gestione. Gli obiettivi chiave di un audit ambientale sono quindi:

• determinare le prestazioni dei sistemi e delle apparecchiature di gestione ambientale
• verificare la conformità con le leggi e i regolamenti nazionali, locali o di altro tipo
• minimizzare l'esposizione umana ai rischi derivanti da problemi ambientali, di salute e sicurezza.

Ambito dell'Audit

Poiché l'obiettivo principale degli audit è testare l'adeguatezza dei sistemi di gestione esistenti, essi svolgono un ruolo fondamentalmente diverso dal monitoraggio delle prestazioni ambientali. Gli audit possono riguardare un argomento o un'intera gamma di problemi. Maggiore è l'ambito dell'audit, maggiori saranno le dimensioni del gruppo di audit, il tempo trascorso in loco e la profondità dell'indagine. Laddove gli audit internazionali devono essere svolti da un team centrale, possono esserci buoni motivi per coprire più di un'area mentre si è in loco per ridurre al minimo i costi.

Inoltre, l'ambito di un audit può variare da un semplice test di conformità a un esame più rigoroso, a seconda delle esigenze percepite dalla direzione. La tecnica viene applicata non solo alla gestione operativa dell'ambiente, della salute e della sicurezza, ma sempre più anche alla sicurezza dei prodotti e alla gestione della qualità dei prodotti e ad aree come la prevenzione delle perdite. Se l'intento dell'auditing è quello di aiutare a garantire che queste vaste aree siano gestite correttamente, allora tutti questi singoli argomenti devono essere rivisti. Gli elementi che possono essere affrontati negli audit, tra cui ambiente, salute, sicurezza e sicurezza del prodotto, sono riportati nella tabella 1.

Tabella 1. Ambito dell'audit ambientale

Sebbene alcune aziende abbiano un ciclo di audit regolare (spesso annuale), gli audit sono principalmente determinati dalla necessità e dalla priorità. Pertanto, non tutte le strutture o gli aspetti di un'azienda saranno valutati con la stessa frequenza o nella stessa misura.

Il tipico processo di revisione

Un audit è solitamente condotto da un team di persone che raccoglierà informazioni fattuali prima e durante una visita in loco, analizzerà i fatti e li confronterà con i criteri per l'audit, trarrà conclusioni e riporterà i risultati. Questi passaggi sono generalmente condotti all'interno di una sorta di struttura formale (un protocollo di audit), tale che il processo possa essere ripetuto in modo affidabile presso altre strutture e la qualità possa essere mantenuta. Per garantire che un audit sia efficace, è necessario includere una serie di passaggi chiave. Questi sono riassunti e spiegati nella tabella 2.

Tabella 2. Fasi fondamentali dell'audit ambientale

Fasi di base nell'audit ambientale

Criteri: rispetto a cosa audite?

Un passo essenziale nello stabilire un programma di audit è decidere i criteri in base ai quali verrà condotto l'audit e garantire che la direzione in tutta l'organizzazione sappia quali sono questi criteri. Tipicamente i criteri utilizzati per gli audit sono:

• politiche e procedure aziendali in materia ambientale
• leggi e regolamenti applicabili
• buone pratiche di gestione ambientale.

Fasi di pre-audit

Le fasi di pre-audit includono le questioni amministrative associate alla pianificazione dell'audit, alla selezione del personale per il gruppo di audit (spesso proveniente da diverse parti dell'azienda o da un'unità specializzata), alla preparazione del protocollo di audit utilizzato dall'organizzazione e all'ottenimento di informazioni di base sul facilità.

Se l'auditing è una novità, la necessità di formazione di coloro che sono coinvolti nel processo di audit (i revisori o coloro che vengono sottoposti ad audit) non dovrebbe essere sottovalutata. Ciò vale anche per una società multinazionale che estende un programma di audit nel suo paese d'origine alle filiali all'estero. In queste situazioni, il tempo dedicato alla spiegazione e all'istruzione ripagherà assicurando che gli audit vengano affrontati con spirito di cooperazione e non siano visti come una minaccia dalla direzione locale.

Quando un'importante azienda statunitense ha proposto di estendere il proprio programma di audit alle proprie operazioni in Europa, era particolarmente preoccupata di garantire che gli stabilimenti fossero adeguatamente informati, che i protocolli di audit fossero appropriati per le operazioni europee e che i team di audit comprendessero le normative pertinenti. Sono stati condotti audit pilota presso impianti selezionati. Inoltre, il processo di audit è stato introdotto in modo da sottolineare i vantaggi di un approccio cooperativo piuttosto che di un approccio di "polizia".

Ottenere informazioni di base su un sito e sui suoi processi può aiutare a ridurre al minimo il tempo trascorso in loco dal gruppo di audit ea focalizzare le sue attività, risparmiando così risorse.

La composizione del gruppo di audit dipenderà dall'approccio adottato da una particolare organizzazione. Laddove vi sia una carenza di competenze interne, o laddove non sia possibile dedicare risorse all'attività di audit, le aziende si avvalgono frequentemente di consulenti indipendenti per condurre gli audit per loro conto. Altre aziende impiegano un mix di personale interno e consulenti esterni in ciascun team per garantire una visione "indipendente". Alcune grandi aziende utilizzano solo personale interno per gli audit e dispongono di gruppi di audit ambientali per questa specifica funzione. Molte grandi aziende hanno il proprio personale di audit dedicato, ma includono anche un consulente indipendente per molti degli audit che svolgono.

Passi in loco

• Comprendere i controlli interni. Come primo passo, è necessario sviluppare una comprensione dei controlli che sono in atto o si pensa che siano in atto. Questi includeranno la valutazione delle procedure e delle pratiche formali; registrazione e monitoraggio; programmi di ispezione e manutenzione e controlli fisici per il contenimento degli sversamenti. Il gruppo di audit raccoglie informazioni sui vari controlli mediante l'osservazione, interviste al personale e l'uso di questionari dettagliati.
• Valutare i punti di forza e di debolezza dei controlli interni. La valutazione dei punti di forza e di debolezza dei controlli interni fornisce il fondamento logico per lo svolgimento delle successive fasi di audit. Gli auditor cercheranno indicatori quali responsabilità chiaramente definite, competenza del personale, documentazione e registri appropriati e sistemi di autorizzazione. È più importante determinare se il sistema è efficace piuttosto che sofisticato.
• Raccolta di prove di audit. Il team di audit tenta di verificare che le fasi ei controlli funzionino come previsto. Le prove possono essere raccolte attraverso indagini (ad esempio, chiedendo a un operatore dell'impianto cosa farebbe in caso di una grave fuoriuscita di sostanze chimiche), osservazione (ad esempio, osservando attività e operazioni specifiche in corso) e test (controllo dei registri per confermare la conformità alle normative ).
• Registrazione dei risultati dell'audit. Tutte le informazioni ottenute vengono registrate (di solito sul documento di protocollo dell'audit e come documenti di lavoro) e viene così prodotta una registrazione completa dell'audit e dello stato dell'impianto al momento. Se viene rilevata una carenza, viene annotata come "rilevamento" dell'audit.
• Valutazione dei risultati dell'audit. Il gruppo di audit integra e valuta i risultati dei singoli membri del gruppo. Potrebbero esserci anche risultati comuni. Per alcune osservazioni può essere sufficiente un confronto informale con il responsabile dell'impianto; per altri, sarà opportuna l'inclusione nel rapporto formale.

Segnalazione dei risultati dell'audit. Questo di solito viene fatto durante un incontro con la direzione dell'impianto al termine della visita del team. Ogni risultato e il suo significato possono essere discussi con il personale dell'impianto. Prima di lasciare il sito, il gruppo di audit fornirà spesso un riepilogo scritto dei risultati per la direzione dell'impianto, per garantire che non vi siano sorprese nel rapporto finale.

Fasi post-audit

Dopo il lavoro in loco, il passo successivo è preparare una bozza di rapporto, che viene rivista dalla direzione dell'impianto per confermarne l'accuratezza. Viene quindi distribuito al senior management in base alle esigenze dell'azienda.

L'altro passo fondamentale è lo sviluppo di un piano d'azione per affrontare le carenze. Alcune aziende richiedono raccomandazioni per azioni correttive da includere nel rapporto di audit formale. L'impianto baserà quindi il suo piano sull'attuazione di queste raccomandazioni. Altre società richiedono che il rapporto di audit indichi i fatti e le carenze, senza alcun riferimento a come dovrebbero essere corretti. Spetta quindi alla direzione dell'impianto ideare i mezzi per rimediare alle carenze.

Una volta che un programma di audit è stato messo in atto, gli audit futuri includeranno i rapporti passati e i progressi nell'attuazione di qualsiasi raccomandazione ivi formulata come parte delle loro prove.

Estensione del processo di audit: altri tipi di audit

Sebbene l'uso più diffuso dell'audit ambientale sia quello di valutare le prestazioni ambientali delle operazioni di un'azienda, esistono variazioni sul tema. Altri tipi di audit utilizzati in circostanze particolari includono quanto segue:

• Audit pre-acquisizione. La preoccupazione per le potenziali responsabilità ha promosso il drammatico aumento dell'audit ambientale prima dell'acquisizione. Gli audit pre-acquisizione sono un mezzo per identificare problemi reali o potenziali e tenerne conto nelle negoziazioni finali dell'affare. I tempi sono spesso molto brevi. Tuttavia, le informazioni ottenute su operazioni passate (forse prima dell'attuale proprietario), attività correnti, incidenti passati e così via possono essere preziose.
• Audit pre-vendita. Meno comuni degli audit pre-acquisizione, ma sempre più diffusi, sono gli audit condotti dal proprietario prima della vendita di un impianto o di una società controllata. Un numero crescente di grandi organizzazioni, come l'azienda chimica olandese DSM e il conglomerato finlandese Neste, intraprendono audit pre-vendita come parte della politica aziendale. La logica è che l'azienda conoscerà lo stato dei problemi ambientali prima che l'impianto venga venduto e può agire per rimediare a eventuali problemi se lo ritiene opportuno. Altrettanto importante, può presentare i risultati di un audit indipendente a un potenziale acquirente come conferma della situazione. Qualora dovessero sorgere problemi ambientali dopo la vendita, è stata stabilita una linea di base in base alla quale si possono decidere questioni di responsabilità.

Emette audit. Alcune organizzazioni applicano la tecnica di audit a un problema specifico che può avere implicazioni per l'intera azienda, come i rifiuti. La BP, multinazionale petrolifera con sede nel Regno Unito, ha effettuato audit esaminando l'impatto dell'esaurimento dell'ozono e le implicazioni della preoccupazione pubblica per la deforestazione tropicale.

Vantaggi dell'audit ambientale

Se l'audit ambientale viene implementato in modo costruttivo, ci sono molti vantaggi che possono derivare dal processo. L'approccio di auditing descritto in questo documento aiuterà a:

• salvaguardare l'ambiente
• verificare il rispetto delle leggi locali e nazionali
• indicare problemi attuali o potenziali futuri che devono essere affrontati
• valutare i programmi di formazione e fornire dati per assistere nella formazione
• consentire alle aziende di basarsi su buone prestazioni ambientali, dare credito ove appropriato ed evidenziare le carenze
• identificare i potenziali risparmi sui costi, ad esempio dalla riduzione al minimo dei rifiuti
• assistere lo scambio e il confronto di informazioni tra diversi stabilimenti o società controllate
• dimostrare l'impegno dell'azienda per la protezione dell'ambiente ai dipendenti, al pubblico e alle autorità.

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