Sistemi di Ispezione
L'auditing è stato definito come “il processo strutturato di raccolta di informazioni indipendenti sull'efficienza, l'efficacia e l'affidabilità del sistema di gestione totale della sicurezza e di elaborazione di piani per azioni correttive” (Successful Health & Safety Management 1991).
L'ispezione sul posto di lavoro quindi non è solo la fase finale nella creazione di un programma di gestione della sicurezza, ma è anche un processo continuo nel suo mantenimento. Può essere condotto solo dove è stato istituito un sistema di gestione della sicurezza adeguatamente concepito. Tale sistema prevede innanzitutto una dichiarazione politica formale da parte della direzione che definisca i suoi principi per la creazione di un ambiente di lavoro sano e sicuro e quindi stabilisca i meccanismi e le strutture all'interno dell'organizzazione per mezzo dei quali questi principi saranno effettivamente implementati. Il management deve inoltre impegnarsi a fornire risorse adeguate, sia umane che finanziarie, a supporto dei meccanismi e delle strutture del sistema. Successivamente, ci deve essere una pianificazione dettagliata per la sicurezza e la salute e la definizione di obiettivi misurabili. Devono essere ideati sistemi per garantire che le prestazioni di sicurezza e salute nella pratica possano essere misurate rispetto a norme stabilite e rispetto a risultati precedenti. Solo quando questa struttura è in atto ed è operativa può essere applicato un efficace sistema di controllo di gestione.
Sistemi completi di gestione della sicurezza e della salute possono essere concepiti, prodotti e implementati dalle risorse delle imprese più grandi. Inoltre, esistono numerosi sistemi di controllo della gestione della sicurezza che sono disponibili presso consulenti, compagnie assicurative, agenzie governative, associazioni e società specializzate. Spetta all'impresa decidere se produrre il proprio sistema o avvalersi di servizi esterni. Entrambe le alternative sono in grado di produrre ottimi risultati se c'è un genuino impegno da parte del management ad applicarle diligentemente ea farle funzionare. Ma per il loro successo, dipendono fortemente dalla qualità del sistema di audit.
Ispezioni di gestione
La procedura di ispezione deve essere scrupolosa e obiettiva come l'ispezione finanziaria della società. L'ispezione deve innanzitutto verificare se la dichiarazione di politica aziendale in materia di sicurezza e salute trova adeguato riscontro nelle strutture e nei meccanismi creati per attuarla; in caso contrario, l'ispezione può raccomandare che la politica fondamentale venga rivalutata o suggerire aggiustamenti o modifiche alle strutture e ai meccanismi esistenti. Un processo simile deve essere applicato alla pianificazione della sicurezza e della salute, alla validità delle norme di definizione degli obiettivi e alla misurazione delle prestazioni. I risultati di qualsiasi ispezione devono essere presi in considerazione dall'alta direzione dell'impresa e qualsiasi correzione deve essere approvata e attuata attraverso tale autorità.
In pratica è indesiderabile, e spesso poco pratico, intraprendere un'ispezione completa di tutte le caratteristiche di un sistema e della loro applicazione in ogni reparto dell'azienda in una sola volta. Più di solito, la procedura di ispezione si concentra su una caratteristica del sistema di gestione della sicurezza totale in tutto l'impianto o, in alternativa, sull'applicazione di tutte le caratteristiche in un reparto o anche sottoreparto. Ma l'obiettivo è quello di coprire tutte le funzionalità in tutti i reparti per un periodo concordato al fine di convalidare i risultati.
In tal senso, l'ispezione della direzione dovrebbe essere considerata come un processo continuo di vigilanza. La necessità di obiettività è chiaramente di notevole importanza. Se le ispezioni vengono condotte internamente, deve esistere una procedura di ispezione standardizzata; le ispezioni dovrebbero essere effettuate da personale adeguatamente formato a tal fine; e quelli selezionati come ispettori non devono valutare i dipartimenti in cui lavorano normalmente, né devono valutare qualsiasi altro lavoro in cui hanno un coinvolgimento personale. Quando si fa affidamento sui consulenti, questo problema è ridotto al minimo.
Molte grandi aziende hanno adottato questo tipo di sistema, ideato internamente o ottenuto come schema proprietario. Quando i sistemi sono stati attentamente seguiti dalla dichiarazione politica all'ispezione, al feedback e alle azioni correttive, dovrebbero derivarne una sostanziale riduzione dei tassi di incidenti, che è la principale giustificazione della procedura, e un aumento della redditività, che è un gradito risultato secondario.
Ispezioni da parte degli ispettorati
Il quadro giuridico concepito per offrire protezione ai lavoratori deve essere adeguatamente amministrato ed efficacemente applicato se si vuole raggiungere lo scopo della normativa regolamentare. La maggior parte dei paesi ha quindi adottato il modello generale di un servizio di ispezione che ha il compito di garantire l'applicazione della legislazione in materia di sicurezza e salute. Molti paesi vedono le questioni relative alla sicurezza e alla salute come parte di un pacchetto completo sui rapporti di lavoro che copre le relazioni industriali, gli accordi salariali e di ferie e le prestazioni sociali. In questo modello, le ispezioni di sicurezza e salute sono un elemento delle funzioni dell'ispettore del lavoro. Esiste anche un diverso modello in cui l'ispettorato statale si occupa esclusivamente della legislazione in materia di sicurezza e salute, per cui le ispezioni sui luoghi di lavoro si concentrano esclusivamente su questo aspetto. Ulteriori variazioni sono evidenti nella divisione delle funzioni ispettive tra un ispettorato nazionale o un ispettorato regionale/provinciale, o addirittura, come in Italia e nel Regno Unito, ad esempio, come combinazione operativa di entrambi gli ispettorati nazionali e regionali. Ma qualunque sia il modello adottato, la funzione essenziale dell'ispettorato è quella di accertare il rispetto della normativa mediante un programma di ispezioni programmate e indagini sul luogo di lavoro.
Non può esistere un sistema di controllo efficace se coloro che intraprendono questo lavoro non sono dotati di poteri adeguati per svolgerlo. C'è molto terreno comune tra gli ispettorati per quanto riguarda i poteri loro conferiti dai rispettivi legislatori. Ci deve essere sempre il diritto di accesso ai locali, che è chiaramente fondamentale per l'ispezione. Successivamente vi è il diritto legale di esaminare documenti, registri e rapporti pertinenti, di intervistare membri della forza lavoro individualmente o collettivamente, di avere accesso illimitato ai rappresentanti sindacali sul posto di lavoro, di prelevare campioni di sostanze o materiali in uso sul posto di lavoro , scattare fotografie e, se del caso, raccogliere dichiarazioni scritte dalle persone che lavorano nei locali.
Sono spesso previsti poteri aggiuntivi per consentire agli ispettori di rettificare condizioni che potrebbero costituire una fonte immediata di pericolo o di malattia per la forza lavoro. Ancora una volta c'è un'ampia varietà di pratiche. Laddove gli standard sono così scadenti che esiste un rischio imminente di pericolo per la forza lavoro, allora un ispettore può essere autorizzato a notificare un atto legale sul posto che vieta l'uso del macchinario o dell'impianto, o interrompe il processo fino a quando il rischio non è stato effettivamente risolto controllato. Per un ordine di rischio inferiore, gli ispettori possono emettere un avviso legale che richiede formalmente che siano prese misure entro un dato tempo per migliorare gli standard. Si tratta di modi efficaci per migliorare rapidamente le condizioni di lavoro e sono spesso una forma di esecuzione preferibile ai procedimenti giudiziari formali, che possono essere macchinosi e lenti nell'ottenere rimedi.
I procedimenti legali occupano un posto importante nella gerarchia dell'esecuzione. Si sostiene che, poiché i procedimenti giudiziari sono semplicemente punitivi e non comportano necessariamente un cambiamento degli atteggiamenti nei confronti della sicurezza e della salute sul lavoro, dovrebbero quindi essere invocati solo come ultima risorsa quando tutti gli altri tentativi di ottenere miglioramenti sono falliti. Ma questo punto di vista deve essere contrapposto al fatto che dove i requisiti legali sono stati ignorati o ignorati e dove la sicurezza e la salute delle persone sono state significativamente messe a rischio, allora la legge deve essere applicata ei tribunali devono decidere la questione. C'è l'ulteriore argomento che le imprese che non rispettano la legislazione sulla sicurezza e la salute possono in tal modo godere di un vantaggio economico rispetto ai loro concorrenti, che forniscono risorse adeguate per adempiere ai loro obblighi legali. Il perseguimento di coloro che ostinatamente non rispettano i propri doveri è quindi un deterrente per i senza scrupoli e un incoraggiamento per coloro che cercano di osservare la legge.
Ogni servizio di ispezione deve determinare il giusto equilibrio tra fornire consulenza e far rispettare la legge nel corso del lavoro di ispezione. Una particolare difficoltà emerge in relazione all'ispezione delle piccole imprese. Le economie locali, e in effetti le economie nazionali, sono spesso sostenute da stabilimenti industriali che impiegano ciascuno meno di 20 persone; nel caso dell'agricoltura, il dato di occupazione per unità è molto inferiore. La funzione dell'ispettorato in questi casi è quella di utilizzare l'ispezione sul posto di lavoro per fornire informazioni e consulenza non solo sui requisiti legali, ma anche sugli standard pratici e sui modi efficaci per soddisfare tali standard. La tecnica deve essere quella di incoraggiare e stimolare, piuttosto che applicare immediatamente la legge con un'azione punitiva. Ma anche qui l'equilibrio è difficile. I lavoratori hanno diritto a standard di sicurezza e salute indipendentemente dalle dimensioni dell'impresa, e sarebbe quindi del tutto fuorviante per un servizio di ispezione ignorare o minimizzare i rischi e limitare o addirittura rinunciare all'applicazione semplicemente per alimentare l'esistenza di persone economicamente fragili piccola impresa.
Coerenza delle ispezioni
In considerazione della natura complessa del loro lavoro - con le sue esigenze combinate di competenze legali, prudenziali, tecniche e scientifiche, gli ispettori non adottano - anzi non dovrebbero - adottare un approccio meccanicistico all'ispezione. Questo vincolo, combinato con un difficile equilibrio tra le funzioni consultive ed esecutive, crea ancora un'altra preoccupazione, quella della coerenza dei servizi ispettivi. Gli industriali ei sindacati hanno il diritto di aspettarsi un'applicazione coerente degli standard, sia tecnici che legali, da parte degli ispettori in tutto il paese. In pratica questo non è sempre facile da raggiungere, ma è qualcosa per cui le autorità esecutive devono sempre adoperarsi.
Ci sono modi per raggiungere una coerenza accettabile. In primo luogo, l'ispettorato dovrebbe essere il più aperto possibile nel pubblicare i suoi standard tecnici e nel definire pubblicamente le sue politiche di applicazione. In secondo luogo, attraverso la formazione, l'applicazione di esercizi di revisione tra pari e istruzioni interne, dovrebbe essere in grado sia di riconoscere un problema sia di fornire sistemi per affrontarlo. Infine, dovrebbe garantire l'esistenza di procedure che consentano all'industria, alla forza lavoro, al pubblico e alle parti sociali di ottenere un risarcimento in caso di legittimo reclamo per incoerenza o altre forme di cattiva amministrazione associate all'ispezione.
Frequenza delle ispezioni
Con quale frequenza gli ispettorati devono effettuare ispezioni sul posto di lavoro? Anche in questo caso vi è una notevole variazione nel modo in cui si può rispondere a questa domanda. L'Organizzazione internazionale del lavoro (ILO) ritiene che il requisito minimo dovrebbe essere che ogni posto di lavoro debba essere ispezionato dalle autorità preposte almeno una volta all'anno. In pratica, pochi paesi riescono a produrre un programma di ispezione del lavoro che soddisfi questo obiettivo. In effetti, dopo la grave depressione economica alla fine degli anni '1980, alcuni governi hanno ridotto i servizi di ispezione con limitazioni di bilancio che si traducono in tagli al numero di ispettori o con restrizioni sull'assunzione di nuovo personale per sostituire quelli che vanno in pensione.
Esistono diversi approcci per determinare la frequenza con cui devono essere effettuate le ispezioni. Un approccio è stato puramente ciclico. Le risorse vengono impiegate per fornire l'ispezione di tutti i locali su base biennale o, più probabilmente, quadriennale. Ma questo approccio, pur avendo forse l'apparenza di equità, tratta tutte le premesse come uguali indipendentemente dalle dimensioni o dal rischio. Eppure le imprese sono manifestamente diverse per quanto riguarda le condizioni di sicurezza e salute, e nella misura in cui differiscono, questo sistema può essere considerato meccanicistico e viziato.
Un approccio diverso, adottato da alcuni ispettorati, è stato quello di tentare di elaborare un programma di lavoro basato sulla pericolosità; quanto maggiore è il pericolo per la sicurezza o per la salute, tanto più frequente è l'ispezione. Quindi le risorse vengono applicate dall'ispettorato a quei luoghi in cui il potenziale di danno per la forza lavoro è maggiore. Sebbene questo approccio abbia dei meriti, ci sono ancora notevoli problemi ad esso associati. In primo luogo, ci sono difficoltà nel valutare accuratamente e obiettivamente il pericolo e il rischio. In secondo luogo, estende notevolmente gli intervalli tra le ispezioni di quei locali in cui i pericoli ei rischi sono considerati bassi. Pertanto, possono trascorrere periodi prolungati durante i quali molti membri della forza lavoro potrebbero dover rinunciare a quel senso di sicurezza e garanzia che l'ispezione può fornire. Inoltre, il sistema tende a presumere che pericoli e rischi, una volta valutati, non cambino radicalmente. Questo è tutt'altro che vero, e c'è il pericolo che un'impresa di basso livello possa modificare o sviluppare la sua produzione in modo tale da aumentare i pericoli e il rischio senza che l'ispettorato sia a conoscenza dello sviluppo.
Altri approcci includono ispezioni basate su tassi di infortuni all'impianto che sono superiori alle medie nazionali per il settore specifico o immediatamente dopo un infortunio mortale o una catastrofe grave. Non ci sono risposte brevi e facili al problema di determinare la frequenza delle ispezioni, ma ciò che sembra stia accadendo è che i servizi di ispezione in molti paesi sono troppo spesso significativamente a corto di risorse, con il risultato che la reale protezione della forza lavoro offerta da il servizio viene progressivamente eroso.
Obiettivi dell'ispezione
Le tecniche di ispezione sul posto di lavoro variano a seconda delle dimensioni e della complessità dell'impresa. Nelle aziende più piccole, l'ispezione sarà completa e valuterà tutti i pericoli e la misura in cui i rischi derivanti dai pericoli sono stati ridotti al minimo. L'ispezione garantirà quindi che il datore di lavoro sia pienamente consapevole dei problemi di sicurezza e salute e riceva indicazioni pratiche su come affrontarli. Ma anche nella più piccola impresa l'ispettorato non deve dare l'impressione che l'accertamento delle colpe e l'applicazione di opportuni rimedi siano di competenza dell'ispettorato e non del datore di lavoro. I datori di lavoro devono essere incoraggiati dall'ispezione a controllare e gestire efficacemente i problemi di sicurezza e salute, e non devono abdicare alle proprie responsabilità attendendo un'ispezione da parte delle autorità di contrasto prima di intraprendere le azioni necessarie.
Nelle aziende più grandi, l'importanza dell'ispezione è piuttosto diversa. Queste aziende hanno le risorse tecniche e finanziarie per affrontare i problemi di sicurezza e salute. Dovrebbero ideare sia sistemi di gestione efficaci per risolvere i problemi, sia procedure di gestione per verificare che i sistemi funzionino. In tali circostanze, l'enfasi ispettiva dovrebbe pertanto essere posta sulla verifica e sulla convalida dei sistemi di controllo di gestione presenti sul posto di lavoro. L'ispezione non dovrebbe quindi essere un esame esaustivo di tutti gli elementi di impianti e attrezzature per determinarne la sicurezza, ma piuttosto utilizzare esempi selezionati per testare l'efficacia o meno dei sistemi di gestione per garantire la sicurezza e la salute sul lavoro.
Coinvolgimento dei lavoratori nelle ispezioni
Qualunque sia la sede, un elemento critico in qualsiasi tipo di ispezione è il contatto con la forza lavoro. In molti locali più piccoli, potrebbe non esserci alcuna struttura sindacale formale o addirittura alcuna organizzazione della forza lavoro. Tuttavia, per garantire l'obiettività e l'accettazione del servizio di ispezione, il contatto con i singoli lavoratori dovrebbe essere parte integrante dell'ispezione. Nelle imprese più grandi, i contatti dovrebbero essere sempre presi con i sindacati o altri rappresentanti dei lavoratori riconosciuti. La legislazione di alcuni paesi (Svezia e Regno Unito, ad esempio) conferisce riconoscimento ufficiale e poteri ai rappresentanti sindacali per la sicurezza, compreso il diritto di effettuare ispezioni sul posto di lavoro, di indagare su incidenti ed eventi pericolosi e in alcuni paesi (sebbene ciò sia eccezionale) di arrestare i macchinari dell'impianto o il processo di produzione se è imminentemente pericoloso. Molte informazioni utili possono essere ricavate da questi contatti con i lavoratori, che dovrebbero essere presenti in ogni ispezione, e certamente ogni volta che l'ispettorato sta conducendo un'ispezione a seguito di un infortunio o di una denuncia.
Risultati dell'ispezione
L'elemento finale in un'ispezione è rivedere i risultati dell'ispezione con il membro più anziano della direzione sul sito. La direzione ha la responsabilità primaria di rispettare i requisiti legali in materia di sicurezza e salute, e pertanto nessuna ispezione dovrebbe essere completa senza che la direzione sia pienamente consapevole della misura in cui ha adempiuto a tali obblighi e di ciò che deve essere fatto per garantire e mantenere standard adeguati . Certamente se vengono emessi avvisi legali a seguito di un'ispezione o se è probabile un procedimento legale, l'alta dirigenza deve essere a conoscenza di questo stato di cose il prima possibile.
Ispezioni aziendali
Le ispezioni aziendali sono un ingrediente importante per il mantenimento di solidi standard di sicurezza e salute sul lavoro. Sono adatti a tutte le imprese e, nelle aziende più grandi, possono essere un elemento della procedura di controllo della direzione. Per le aziende più piccole, è essenziale adottare una qualche forma di regolare ispezione aziendale. Non si dovrebbe fare affidamento sui servizi ispettivi forniti dagli ispettorati delle autorità esecutive. Questi sono di solito troppo rari e dovrebbero servire in gran parte come stimolo per migliorare o mantenere gli standard, piuttosto che essere la fonte primaria per la valutazione degli standard. Le ispezioni aziendali possono essere effettuate da consulenti o da società specializzate in questo lavoro, ma l'attuale discussione si concentrerà sull'ispezione da parte del personale dell'impresa.
Con quale frequenza devono essere effettuate le ispezioni aziendali? In una certa misura la risposta dipende dai rischi associati al lavoro e dalla complessità dell'impianto. Ma anche nei locali a basso rischio dovrebbe esserci qualche forma di ispezione su base regolare (mensile, trimestrale, ecc.). Se l'azienda impiega un professionista della sicurezza, allora chiaramente l'organizzazione e lo svolgimento dell'ispezione devono essere una parte importante di questa funzione. L'ispezione dovrebbe solitamente essere un lavoro di squadra che coinvolge il professionista della sicurezza, il direttore di reparto o il caposquadra e un rappresentante sindacale o un lavoratore qualificato, come un membro del comitato per la sicurezza. L'ispezione dovrebbe essere completa; vale a dire, va fatto un attento esame sia del software di sicurezza (ad esempio, sistemi, procedure e permessi di lavoro) sia dell'hardware (ad esempio, protezione dei macchinari, dispositivi antincendio, ventilazione di scarico e dispositivi di protezione individuale). Particolare attenzione dovrebbe essere prestata ai "near miss" - quegli incidenti che non provocano danni o lesioni personali ma che hanno il potenziale imminente di gravi lesioni accidentali. C'è l'aspettativa che, dopo un incidente con conseguente assenza dal lavoro, il gruppo di ispezione si riunisca immediatamente per indagare sulle circostanze, come una questione al di fuori del normale ciclo di ispezione. Ma anche durante l'ispezione di routine in officina, il team dovrebbe anche considerare l'entità delle lesioni accidentali minori che si sono verificate nel reparto dall'ispezione precedente.
È importante che le ispezioni aziendali non sembrino essere costantemente negative. Laddove esistano difetti è importante che vengano individuati e corretti, ma è altrettanto importante elogiare il mantenimento di buoni standard, commentare positivamente l'ordine e la buona pulizia e incoraggiare coloro che utilizzano i dispositivi di protezione individuale previsti per la loro sicurezza . Per completare l'ispezione dovrebbe essere redatto un rapporto scritto formale delle carenze significative riscontrate. Occorre prestare particolare attenzione a eventuali carenze individuate in precedenti ispezioni ma non ancora corrette. Laddove esista un consiglio per la sicurezza del lavoro, o un comitato per la sicurezza congiunto dirigenza-lavoratori, il rapporto di ispezione dovrebbe figurare come punto permanente nell'ordine del giorno del consiglio. Il rapporto sull'ispezione deve essere inviato e discusso con l'alta direzione dell'impresa, che dovrebbe quindi determinare se è necessaria un'azione e, in tal caso, autorizzare e sostenere tale azione.
Anche le aziende più piccole, dove non esiste un professionista della sicurezza e dove i sindacati potrebbero non esistere, dovrebbero prendere in considerazione le ispezioni aziendali. Molti ispettorati hanno prodotto linee guida molto semplici che illustrano i concetti di base di sicurezza e salute, la loro applicazione a una vasta gamma di industrie e modi pratici in cui possono essere applicati anche nelle imprese più piccole. Molte associazioni di sicurezza si rivolgono specificamente alle piccole imprese con pubblicazioni (spesso gratuite) che forniscono le informazioni di base per stabilire condizioni di lavoro sicure e salutari. Armato di questo tipo di informazioni e con il dispendio di pochissimo tempo, il titolare di una piccola impresa può stabilire standard ragionevoli e può quindi forse evitare il tipo di incidenti che possono accadere alla forza lavoro anche nella più piccola impresa.