Un sistema formale di gestione ambientale (EMS), utilizzando lo standard 14001 dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO) come specifica delle prestazioni, è stato sviluppato ed è in fase di implementazione in uno dei più grandi complessi di assistenza sanitaria per l'insegnamento in Canada. L'Health Sciences Center (HSC) è composto da cinque ospedali e laboratori clinici e di ricerca associati, che occupano un sito di 32 acri nel centro di Winnipeg. Dei 32 flussi di rifiuti solidi separati presso la struttura, i rifiuti pericolosi rappresentano sette. Questa sintesi si concentra sull'aspetto dello smaltimento dei rifiuti pericolosi delle operazioni dell'ospedale.
ISO 14000
Il sistema degli standard ISO 14000 è un tipico modello di miglioramento continuo basato su un sistema di gestione controllato. Lo standard ISO 14001 riguarda esclusivamente la struttura del sistema di gestione ambientale. Per conformarsi allo standard, un'organizzazione deve disporre di processi in atto per:
- adottando una politica ambientale che pone la tutela dell'ambiente tra le massime priorità
- identificare gli impatti ambientali e stabilire obiettivi di performance
- identificare e soddisfare i requisiti di legge
- attribuendo responsabilità e responsabilità ambientale a tutta l'organizzazione
- applicare controlli per raggiungere gli obiettivi prestazionali e i requisiti legali
- monitoraggio e rendicontazione delle prestazioni ambientali; verifica del sistema EMS
- condurre revisioni della direzione/ identificare opportunità di miglioramento.
La gerarchia per lo svolgimento di questi processi nel CSS è presentata nella tabella 1.
Tabella 1. Gerarchia della documentazione HSC EMS
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Livello SME |
Scopo |
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Documento di governance |
Include le aspettative del Consiglio su ciascuna categoria di performance di base e i suoi requisiti per la competenza aziendale in ciascuna categoria. |
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Livello 1 |
Prescrive gli output che verranno forniti in risposta alle esigenze dei clienti e delle parti interessate (C/S) (inclusi i requisiti normativi del governo). |
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Livello 2 |
Prescrive le metodologie, i sistemi, i processi e le risorse da utilizzare per raggiungere i requisiti C/S; gli obiettivi, gli obiettivi e gli standard di prestazione essenziali per confermare che i requisiti C/S sono stati soddisfatti (ad esempio, un programma dei sistemi e dei processi richiesti, incluso il centro di responsabilità per ciascuno). |
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Livello 3 |
Prescrive la progettazione di ciascun sistema o processo aziendale che verrà gestito per soddisfare i requisiti C/S (ad esempio, criteri e confini per il funzionamento del sistema; ciascun punto di raccolta delle informazioni e comunicazione dei dati; posizione responsabile del sistema e di ciascun componente del processo , eccetera.). |
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Livello 4 |
Prescrive istruzioni dettagliate sul compito (metodi e tecniche specifici), per ogni attività lavorativa (ad esempio, descrivere il compito da svolgere; identificare la posizione responsabile del completamento del compito; dichiarare le competenze richieste per il compito; prescrivere la metodologia di istruzione o formazione per raggiungere le competenze richieste ; identificare il completamento dell'attività e i dati di conformità, ecc.). |
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Livello 5 |
Organizza e registra dati di risultato misurabili sul funzionamento di sistemi, processi e attività progettati per verificare il completamento secondo le specifiche. (es. misure per la conformità di sistemi o processi; allocazione delle risorse e rispetto del budget; efficacia, efficienza, qualità, rischio, etica, ecc.). |
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Livello 6 |
Analizza i record ei processi per stabilire le prestazioni aziendali in relazione agli standard fissati per ogni requisito di output (Livello 1) relativo alle esigenze del C/S (es. conformità, qualità, efficacia, rischio, utilizzo, ecc.); e risorse finanziarie e di personale. |
Gli standard ISO incoraggiano le aziende a integrare tutte le considerazioni ambientali nelle principali decisioni aziendali ea non limitare l'attenzione alle questioni regolamentate. Poiché gli standard ISO non sono documenti tecnici, la funzione di specificare gli standard numerici rimane di competenza dei governi o di organismi di esperti indipendenti.
Approccio al sistema di gestione
L'applicazione del framework ISO generico in una struttura sanitaria richiede l'adozione di sistemi di gestione sulla falsariga di quelli della tabella 1, che descrive come la questione è stata affrontata dal CSS. Ogni livello del sistema è supportato da idonea documentazione a conferma della diligenza nel processo. Sebbene il volume di lavoro sia notevole, è compensato dalla costanza delle prestazioni che ne derivano e dalle informazioni "esperte" che rimangono all'interno dell'azienda quando le persone esperte se ne vanno.
L'obiettivo principale del sistema di gestione ambientale è stabilire processi coerenti, controllati e ripetibili per affrontare gli aspetti ambientali delle operazioni dell'azienda. Per facilitare la revisione da parte della direzione delle prestazioni dell'ospedale, è stata concepita una score card EMS basata sullo standard ISO 14001. La Score Card segue da vicino i requisiti dello standard ISO 14001 e, con l'uso, sarà sviluppata nel protocollo di audit dell'ospedale.
Applicazione del SGA al Processo dei Rifiuti Pericolosi
Processo di rifiuti pericolosi della struttura
Il processo dei rifiuti pericolosi HSC è attualmente costituito dai seguenti elementi:
- dichiarazione di procedura che assegna responsabilità
- descrizione del processo, sia in formato testo che diagramma di flusso
- Guida allo smaltimento dei rifiuti pericolosi per il personale
- programma di formazione per il personale
- sistema di monitoraggio delle prestazioni
- miglioramento continuo attraverso un processo di team multidisciplinare
- un processo per la ricerca di partner esterni.
I ruoli e le responsabilità delle quattro principali unità organizzative coinvolte nel processo dei rifiuti pericolosi sono elencati nella tabella 2.
Tabella 2. Ruolo e responsabilità
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Unità organizzativa |
Responsabilità |
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S&DS |
Gestisce il processo ed è il proprietario/leader del processo e organizza lo smaltimento responsabile dei rifiuti. |
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UD – Dipartimenti Utenti |
Identifica i rifiuti, seleziona gli imballaggi, avvia le attività di smaltimento. |
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DOEM |
Fornisce supporto tecnico specialistico nell'identificazione dei rischi e delle misure protettive associate ai materiali utilizzati da HSC e identifica le opportunità di miglioramento. |
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EPE |
Fornisce supporto specialistico nel monitoraggio e nel reporting delle prestazioni dei processi, identifica le tendenze normative emergenti e i requisiti di conformità e identifica le opportunità di miglioramento. |
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TUTTI: tutti i partecipanti |
Condivide la responsabilità delle attività di sviluppo dei processi. |
Descrizione del processo
Il passo iniziale nella preparazione di una descrizione del processo consiste nell'identificare gli input (vedere la tabella 3 ).
Tabella 3. Input di processo
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Unità organizzativa |
Esempi di input di processo e input di supporto |
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S&DS (S&DS) |
Mantenere una scorta di moduli ed etichette per la richiesta di smaltimento dei rifiuti pericolosi |
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S&DS (UD, DOEM, EPE) (S&DS) |
Mantenere la fornitura di contenitori di imballaggio in magazzino per UdD |
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DOEM |
Produci il grafico decisionale della classificazione SYMBAS. |
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EPE |
Produrre l'elenco dei materiali per i quali HSC è registrato come produttore di rifiuti presso il dipartimento di regolamentazione. |
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S&DS |
Produrre un database di classificazioni SYMBAS, requisiti di imballaggio, classificazioni TDG e informazioni di tracciabilità per ogni materiale smaltito da HSC. |
La successiva componente del processo è l'elenco delle attività specifiche necessarie per il corretto smaltimento dei rifiuti (vedi tabella 4 ).
Tabella 4. Elenco delle attività
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Unità |
Esempi di attività richieste |
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UD |
Ordinare la richiesta di smaltimento dei rifiuti pericolosi, l'etichetta e l'imballaggio da S&DS secondo la procedura standard di ordinazione delle scorte. |
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S&DS |
Consegnare la richiesta, l'etichetta e l'imballaggio a UD. |
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UD |
Determinare se un materiale di scarto è pericoloso (controllare MSDS, DOEM e considerazioni quali diluizione, miscela con altri prodotti chimici, ecc.). |
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UD |
Assegnare la Classificazione al materiale di scarto utilizzando la SYMBAS Chemical Decision Chart e le informazioni WHMIS. La classificazione può essere verificata con il Data Base S&DS per i materiali precedentemente smaltiti da HSC. Chiama prima S&DS e il secondo DOEM per assistenza, se necessario. |
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UD |
Determinare i requisiti di imballaggio appropriati dalle informazioni WHMIS utilizzando il giudizio professionale o dal database S&DS dei materiali precedentemente smaltiti da HSC. Chiama prima S&DS e il secondo DOEM per assistenza, se necessario. |
Comunicazione
Per supportare la descrizione del processo, l'ospedale ha prodotto a Guida allo smaltimento dei rifiuti pericolosi assistere il personale nel corretto smaltimento dei rifiuti pericolosi. La guida contiene informazioni sui passaggi specifici da seguire per identificare i rifiuti pericolosi e prepararli per lo smaltimento. Vengono inoltre fornite informazioni supplementari sulla legislazione, sul sistema informativo sui materiali pericolosi sul posto di lavoro (WHMIS) e sui contatti chiave per l'assistenza.
È stato sviluppato un database per tenere traccia di tutte le informazioni pertinenti relative a ciascun evento relativo ai rifiuti pericolosi, dalla fonte originaria allo smaltimento finale. Oltre ai dati sui rifiuti, vengono raccolte anche informazioni sull'andamento del processo (es. provenienza e frequenza delle telefonate di assistenza per individuare le aree che potrebbero richiedere ulteriore formazione; provenienza, tipologia, quantità e frequenza delle richieste di smaltimento da parte di ogni dipartimento utilizzatore ; consumo di contenitori e imballaggi). Eventuali deviazioni dal processo vengono registrate sul modulo di segnalazione degli incidenti aziendali. I risultati del monitoraggio delle prestazioni sono riportati all'esecutivo e al consiglio di amministrazione. Per supportare l'efficace attuazione del processo, è stato sviluppato un programma di formazione del personale per elaborare le informazioni contenute nella guida. Ciascuno dei principali partecipanti al processo ha responsabilità specifiche in materia di formazione del personale.
Miglioramento continuo
Per esplorare le opportunità di miglioramento continuo, l'HSC ha istituito un team multidisciplinare per il miglioramento dei processi di smaltimento dei rifiuti. Il mandato del Team è quello di affrontare tutte le questioni relative alla gestione dei rifiuti. Oltre a incoraggiare il miglioramento continuo, il processo dei rifiuti pericolosi include trigger specifici per avviare le revisioni del processo. Le tipiche idee di miglioramento generate fino ad oggi includono:
- preparare un elenco di materiali ad alto rischio da tracciare dal momento dell'approvvigionamento
- sviluppare informazioni sulla "durata di conservazione" del materiale, se del caso, per l'inclusione nel database di classificazione dei materiali
- rivedere la scaffalatura per l'integrità fisica
- acquistare vassoi contenenti fuoriuscite
- esaminare la possibilità di fuoriuscite nel sistema fognario
- determinare se i locali di stoccaggio presenti sono adeguati per il volume di rifiuti previsto
- produrre una procedura per lo smaltimento di materiali vecchi e erroneamente identificati.
Gli standard ISO richiedono che vengano affrontati problemi normativi e affermano che i processi aziendali devono essere in atto a tale scopo. In base agli standard ISO, l'esistenza di impegni aziendali, la misurazione delle prestazioni e la documentazione forniscono una traccia più visibile e più conveniente per le autorità di regolamentazione per verificare la conformità. È concepibile che l'opportunità di coerenza fornita dai documenti ISO possa automatizzare la segnalazione dei fattori chiave delle prestazioni ambientali alle autorità governative.