A seguinte mudança organizacional foi estudada em uma das maiores empresas de engenharia suecas. Aqui encontramos um bom exemplo de onde o objetivo principal era melhorar/aumentar o nível de saúde no trabalho. A localidade é uma grande indústria em uma área rural onde é impossível para secretárias treinadas encontrar facilmente outros empregos. Na prática, os funcionários são forçados a aceitar o que essa grande preocupação pode oferecer se quiserem continuar com suas habilidades especiais de trabalho. Cerca de 50 mulheres trabalhavam lá como secretárias. A maioria delas era casada com homens também empregados da empresa e, portanto, duplamente comprometida com qualquer trabalho que a área pudesse oferecer. Os problemas comuns aos secretários eram as atribuições e as escalas salariais. A empresa não oferecia oportunidades de desenvolvimento profissional, treinamento ou promoção, e o trabalho das secretárias consistia principalmente em tarefas simples de rotina, e algumas delas eram consideradas superqualificadas. A administração via os cargos de secretariado como “o fim da linha”, uma política de pessoal que criava grande irritação entre os secretários. As mudanças de trabalho que surgiram desse descontentamento duraram quatro anos.
A intenção era obter desenvolvimento vocacional profissional no âmbito do emprego de secretariado; o problema era que não havia demanda para isso, nem por parte da administração nem de outras categorias de funcionários. Assim, os 50 secretários tiveram que realizar seus objetivos diante de forte oposição. Aqui está um resumo de como seus esforços para trazer mudanças progrediram passo a passo.
O problema foi levantado pela primeira vez em uma reunião local do sindicato de colarinho branco. Uma das secretárias estava presente. Ela apontou que a maioria de seus colegas fazia trabalhos que pareciam se enquadrar em outras classificações ocupacionais. O caso foi registrado, mas nenhuma providência foi tomada. Alguns secretários então abordaram o comitê local do sindicato e pediram ao presidente que marcasse uma reunião com vários de seus executivos. Isso foi feito. Foram discutidas escalas salariais e desenvolvimento vocacional para as secretárias. Mas o interesse diminuiu após a reunião.
Um consultor interno assumiu o problema e tentou, em vão, fazer com que o sindicato se responsabilizasse por algum acompanhamento. Um segundo consultor interno, especialista em avaliação de cargos, se envolveu. Em conjunto com uma empresa de consultoria, foi realizada uma pesquisa entre as secretárias. O resultado mostrou que a insatisfação era generalizada.
A pedido do sindicato e da direção, os consultores organizaram uma série de conferências para os secretários e seus superiores imediatos.
A intenção aqui foi esclarecer para a gestão quais eram as suas condições de trabalho na prática e quais eram, de forma mais explícita, os seus desejos de desenvolvimento profissional, tudo no âmbito das suas funções de secretariado. Muito trabalho duro foi feito nessas conferências. Preconceitos e atitudes de oposição foram ventilados. Uma lista de problemas foi elaborada. Participaram 45 gerentes e 53 secretárias. Concluída essa etapa de análise do problema, os consultores deixaram claro que sua contribuição havia terminado.
As secretárias resolveram assumir elas mesmas o cargo na fase que se seguira. Entre as soluções possíveis, eles selecionaram uma estratégia econômica de negócios - isso com a suposição de que aumentaria o interesse gerencial no assunto. Eles se dividiram em pequenos grupos de trabalho especializados (tecnologia, ergonomia, compras e assim por diante). Cada grupo se encarregou de produzir propostas para melhorar o trabalho de secretariado. Eles também elaboraram um cálculo de custo para cada proposta.
Durante os próximos anos, 22 grupos de trabalho foram formados para resolver problemas variados. Seis grupos de trabalho estavam em operação 4 anos após o início. A partir dos nomes desses grupos, podemos ver onde reside o interesse pela eficácia: tecnologia no futuro, materiais de escritório, serviço de viagens, medidas de economia de cópias, treinamento, treinamento de sensibilidade. Eles tiveram cada vez mais sucesso em chamar a atenção para suas propostas, muitas das quais foram realizadas.
Algumas medidas de racionalização surgiram a partir dos estudos feitos pelos grupos. Agora ninguém faz nenhum trabalho desnecessário. Manuscritos são aceitos como material de trabalho. As secretárias fazem cópia datilografando apenas quando necessário. Um sistema de computador de escritório foi adquirido. O grupo de secretariado perdeu 10 funcionários por atrito (geralmente por mudança para outra parte do país). As secretárias passaram a ser consultadas pelo departamento de recrutamento da empresa quando uma vaga de secretariado estava para ser preenchida. Eles foram solicitados a propor reorganizações para que novos funcionários não fossem necessários. Até o momento, 19 secretárias foram promovidas a cargos de categoria superior e com maiores salários, devido à qualificação de seu trabalho. A administração está satisfeita com as mudanças organizacionais ocorridas.
A ideia original do projeto era eliminar itens desnecessários e não qualificados do trabalho de secretariado e adicionar funções mais qualificadas. Isso deu certo; ao mesmo tempo, foram descobertas muitas duplicações caras de trabalho e rotinas de trabalho demoradas. Depois de um tempo, o processo pode continuar de outras formas. Foi integrado ao trabalho do departamento de pessoal sob o nome de RGSD (Grupo de Referência para Desenvolvimento de Secretariado).
Por algum tempo, essa mudança organizacional tornou-se conhecida em todo o país. Vários membros do grupo foram convidados para comitês e conferências em todo o país para descrever o projeto.
Consequências psicossociais para a saúde. Essas mudanças de trabalho foram de imensa importância para os secretários pessoalmente. Para a maioria, significou uma maior consciência do seu papel vocacional e das oportunidades que existiam para melhorar a função de secretariado na empresa. O espírito de equipa cresceu quando se debruçaram sobre problemas comuns a todos. Como coletivo de trabalho eles viram, passo a passo, o resultado de seu trabalho tenaz. Suas qualificações superiores vieram de seus próprios esforços (Westlander 1991).