可靠、全面和易於理解的信息對於職業健康和安全至關重要。 此類信息的用戶是經理、工人、職業安全與健康專業人員、安全與健康代表和職業安全與健康委員會成員。 專業人士、代表和委員會成員的職責通常包括向他人提供信息。 許多國家的職業安全和健康法律要求政府、雇主和化學品供應商等向工人提供信息，並由適用法律的公司等組織生成信息。
企業級信息
表 1. 職業健康與安全所需的信息
外部生成的信息. 組織內需要此信息來解決特定需求和解決問題。 它種類繁多，數量眾多，來源眾多（見表 1）。 為了達到預期的可靠性、全面性和可理解性標準，必須對其進行管理。 信息管理涉及三個持續過程：
- 分析信息用戶的信息需求
- 識別和獲取所需信息
- 提供用戶所需的信息。
內部生成的信息. 此信息用於幫助識別安全和健康問題、監控性能和遵守法律要求。
收集、編碼和存儲來自事故調查的信息可以幫助識別反復發生的事故並突出原因。 例如，如果出現與工作有關的疾病問題，那麼多年後個別工人接觸特定化學品的記錄可能很重要。
通過分析從此類數據中提取信息。 為了使分析得出可靠的結論，數據必須全面且值得信賴。 為了值得信賴，必鬚根據科學原則收集和編輯信息。 例如，應該事先明確提出問題，以便收集所有適當的數據，並且
- 嚴格定義要包含在彙編中的數據類型。
- 數據的收集以一致的方式進行，允許檢查數據的有效性和完整性。
- 了解並說明數據的局限性。
信息管理涉及數據收集、存儲、檢索和分析的過程。
信息管理組織
信息管理的任務通常由一個組織和執行 信息服務. 此類服務的功能包括：
- 確保在需要時提供必要的最新信息，並確保用戶不會因過多或冗餘的信息而負擔過重。
- 讓信息對需要它的人有用。 這樣做通常需要詳細了解尋求信息的人的需求，並深入了解他們尋求的信息。
- 幫助用戶自己查找信息。
- 積極傳播信息。 獲取職業健康和安全信息是一項普遍權利，而不是特定群體的特權。 桌面出版降低了製作小冊子、通訊和其他廣泛分發材料的成本。
- 以高效且具有成本效益的方式收集和提供信息。 任何信息服務都沒有無限的預算。
- 及時了解收集和提供信息的法律責任。
- 提供或協調生產和分析內部生成的信息所需的資源和專業知識，包括：
- 公司安全信息系統（事故記錄、險情報告）
- 事故和疾病統計，暴露登記（另見章節 記錄系統和監控)
- 嚴重事故調查數據庫（另見“審計、檢查和調查”一文）
- 具體的數據收集調查（另見本章 流行病學與統計)
- 檢查記錄系統和數據庫
- 專家名單和登記處、地址
- 病歷數據庫（另見章節 職業健康服務 和 倫理道德問題).
- 促進調查和研究。 方法通常來自流行病學和統計學等科學學科。 信息服務可以幫助研究人員收集他們需要的背景信息，提供計算機設施來存儲數據，並在整個職業健康和安全社區傳播研究結果。 在某些類型的研究中，信息服務也可能參與數據收集。
信息服務要想成功地完成所有這些功能，就必須克服各種問題。 一個持續存在的問題是，與職業健康和安全潛在相關的信息數量已經相當可觀，而且還在高速增長。 這個問題因現有信息的許多更新和修訂而變得複雜。 這個問題的一個擴展是，明顯的信息過剩掩蓋了跨學科材料的缺乏。 例如，醫學和工程學研究產生的大部分信息都會傳達給專家。 這可能對其他人來說是難以理解的。 然後，新知識就不能轉移給一些它可能非常重要的潛在用戶。 信息服務的作用之一是促進多學科材料的生產。
其他問題的出現是由於潛在用戶在訪問或使用信息時遇到的障礙。 例如：
- 人類語言. 許多關於職業健康和安全的可用信息都是用許多用戶聽不懂或根本聽不懂的語言編寫的。 信息服務應該能夠將信息和行話轉換為用戶的日常語言，並且應該能夠在不損失信息質量的情況下進行。 計算機可以幫助克服這種語言障礙。 它們可以協助將一種語言翻譯成另一種語言，並且可以在用戶使用另一種語言輸入信息時自動生成一種語言的文本。 通過結構化文本生成，計算機可以自動編寫各種報告。
- 讀寫能力. 與語言相關的有效溝通的另一個障礙可能會出現，因為潛在用戶的識字水平低於理解更多職業健康和安全技術信息所需的閱讀水平。 計算機通過自動分析書面材料的閱讀水平的技術幫助克服這一障礙，然後可以評估這些材料是否適合特定用戶。
- 分發和可用性限制. 一些對職業健康和安全非常重要的信息可能被列為機密信息。 示例包括醫療數據、商業機密和一些政府文件。 版權法還限制複製各種類型的信息。 在某些情況下，對信息保密與傳播信息一樣重要。 信息的機密性是生成信息的個人和組織的必要考慮因素。 信息管理涉及避免保密問題的專業知識，例如通過使用匯總數據而不是個人數據，以及通過獲取保護信息隱私的合法要求的詳細知識。
- 圖書館中用於搜索信息的信息訪問工具（查找工具）. 並非所有用戶都知道如何使用高級信息訪問工具，例如計算機化目錄（見下文），並且並非所有信息都可以通過訪問工具輕鬆訪問。 大多數訪問工具都需要經驗和技能，以及良好的英語知識。 菜單系統試圖簡化搜索者的任務，但這種簡化可能會隱藏信息。 如果信息專業人員扮演導師的角色，則可以將此類問題最小化。
- 電腦鍵盤. 對於一些人來說，電腦鍵盤是一個障礙，因為他們沒有接受過使用它的培訓。 重複性勞損等殘障人士不能長時間使用或根本不能使用。 語音識別提供了與計算機通信的另一種方式。
- 信息和文件交付的財務（和環境）成本. 紙張是傳播信息的昂貴媒介。 儘管計算機應該節省紙張，但實際上它們可能會非常浪費紙張。 精心管理的基於計算機的信息系統是分發和存儲信息的最具成本效益（並且對環境的負擔最小）的方式。
信息服務和圖書館
信息服務和圖書館協同工作。 大型社區和專業圖書館，例如法律或醫學圖書館，通常提供信息服務。 致力於職業健康與安全的專門信息服務機構（包括圖書館）通常位於職業安全與健康機構、公司、大學和政府部門等組織內。
信息服務承諾回答用戶的問題，並讓他們了解重要事項。 它需要圖書館技能和資源的支持來搜索和獲取信息，並處理一些版權問題。 信息服務分析與提問者需求相關的信息。 它編譯的答案通常涉及來自社區圖書館範圍之外的來源的信息（見表 1）。
一些信息和職業健康與安全專家將社區圖書館和信息服務區分開來。 他們認為，如果沒有其他原因，出於成本原因，應該避免不必要的重複工作。 一條經驗法則是，信息服務用戶社區可以訪問的從社區圖書館借出的資料不應也可以從信息服務處借出。 出於同樣的原因，信息服務應專注於通常無法通過社區圖書館獲得的職業安全與健康信息。 信息服務應能夠專注於為在職業安全與健康方面有明確需求的團體和個人提供服務。 信息服務還可以支持組織提供或生成信息的法律義務，這是社區圖書館無法做到的。
圖書館依靠高度發達的計算機化系統來獲取和編目資料，以及監控和控制流通。 信息服務通過與專業圖書館人員的團隊合作來訪問這些系統。 圖書館和信息服務部門需要在參考資料（不可藉閱的資料）、館際互借、在線系統和視聽資料的組織方面密切合作。 信息服務通常會有一個重要參考資料的核心集合，例如國際勞工組織的 百科全書 職業健康與安全.
選擇性信息傳播（SDI）是信息服務的一個方面，其中信息服務與社區圖書館之間的合作尤為重要。 為了運營 SDI 的服務，信息提供者存儲一個 個人搜索資料 用戶的需求。 例如，研究人員的一組配置文件將用於掃描發表的科學文章的標題。 與特定配置文件相匹配的標題會通知相關人員。 雖然 SDI 可能是一項重要的服務，但當用戶的信息需求不時變化很大時，可能很難有效地組織起來，這在職業安全與健康方面很常見。
獲取信息的培訓
工人和管理人員需要知道他們可以從誰那裡獲得信息。 例如，材料安全數據表是有關工作場所使用的化學品的健康和安全信息的重要來源。 工人和管理人員需要接受有關尋找和使用這些信息的培訓。 由於任何職業健康和安全培訓都不可能涵蓋所有潛在問題，因此了解在何處查找信息對工人和管理人員至關重要。 有關信息來源和服務的內容應包含在所有職業健康和安全培訓中。
信息培訓是專業人士、代表和委員會成員教育的重要組成部分。
培訓假設是這些人很好地掌握了職業健康和安全，但需要信息管理技能方面的基本培訓。 這些技能包括搜索在線信息資源和有效利用信息服務。 培訓應包括與專業圖書館和信息人員團隊合作的實踐經驗。
專業的圖書館和信息科學家代表了信息工作中最先進的教育和培訓水平。 但在他們的教育中，他們可能幾乎沒有接觸過職業健康和安全。 有必要增加這方面的內容，或許可以在這個群體的大學和學院教育中發展適當的專業。
信息管理中的計算機
信息管理的所有過程越來越多地涉及計算機。 雖然世界上的大部分信息仍以紙質形式存在，而且很可能在未來一段時間內仍將如此，但計算機在各個領域的作用都在增加。 計算機繼續變得更小、更便宜，同時功能也在增長。 廉價的微型計算機，也稱為個人計算機 (PC)，可以完成僅在幾年前需要昂貴的大型計算機才能完成的信息管理工作。 計算中的三個關鍵概念在信息管理中尤為重要： 數據庫，數據庫管理系統 和 電腦通訊.
數據庫
電話簿是數據庫的一個簡單示例。 電話公司在計算機中保存一份姓名和電話號碼的主列表。 該列表是一個計算機數據庫。 可以快速對其進行更改，因此它始終是最新的。 它還用於印刷紙質電話簿，這是一個供公眾訪問的數據庫。 個人和組織通常保留自己的常用電話號碼列表。 此類列表是個人或私人數據庫。
電話簿的紙質版說明了數據庫的基本形式。 信息按姓氏（姓）按字母順序排列。 首字母和地址區分具有相同姓氏的個人。 對於姓名、首字母和地址的每個唯一組合，至少有一個電話號碼。 在數據庫術語中，每一行（姓氏 › 電話號碼）是一個 記錄. 姓名、縮寫、地址和電話號碼被稱為 領域.
電話簿等大型數據庫的紙質形式具有很大的局限性。 如果所有的起點都是電話號碼，那麼至少可以說，在大城市的電話簿中找到一個名字是很困難的。 但這項任務對於電話公司的計算機來說很容易。 它只是按照電話號碼的數字順序重新排列所有記錄。 可以輕鬆地重新排列記錄是計算機數據庫最有用的功能之一。
圖書館目錄是以紙質和電子形式存在的數據庫。 每條記錄對應一本特定的書籍或文章。 這些字段標識出版日期和地點，並顯示可以看到副本的位置。 許多學科都有圖書館目錄數據庫，包括一些與職業健康和安全相關的學科。 國際勞工組織的 CISDOC 就是這樣一個例子 書目數據庫.
除了作者姓名、參考數據（如標題、出版日期、期刊名稱）之外，書目數據庫通常還包含 抽象 以及。 摘要用於告知搜索者文章的內容。 然後用戶可以決定是否獲取全文。
數據庫不僅可以存儲摘要，還可以存儲文章的全文，還可以存儲照片、圖表等圖像（圖形）。 多媒體 是數據庫技術的強大應用，可將聲音、文本以及靜止和移動的視覺圖像結合起來。
光和磁存儲介質的進步降低了大容量存儲的成本。 結果，越來越大和越來越複雜的數據庫保存在個人計算機中，或者可以通過它們訪問。
數據庫管理系統
安排數據庫中的記錄和許多其他重要的信息管理功能，例如執行 搜索 對於特定記錄，通過數據庫管理系統 (DBMS) 執行。 DBMS 是使用戶能夠使用數據庫中的數據的軟件。 因此，DBMS 是信息管理中的一個重要元素。 DBMS 軟件的一種特殊形式是個人信息管理器，用於個人保存的個人電話簿、待辦事項列表、會議安排和其他個人數據。
的概念 過濾器 對於表示 DBMS 構建搜索的方式很有用。 每次搜索都可以看作是一個過濾器，它只允許那些與特定配置文件相對應的記錄繼續前進。 例如，用戶可以要求查看 1985 年期間發表的關於石棉的所有記錄。搜索將向計算機表達為一條指令，用於過濾標題中包含關鍵字“asbestos”且已發表的所有記錄1985 年。一個典型的指令是這樣的：
標題關鍵字 = 石棉 AND 出版日期 = 1985
運算符 AND 被稱為 布爾運算符，以 George Boole（一位英國數學家）的名字命名，他在 19 世紀設計了一個代數邏輯系統，稱為 布爾代數. 其他常用的布爾運算符是 OR 和 NOT。 使用這些，搜索過濾器可以變得非常具體。
電腦通訊
計算機通信創建了許多正式和非正式的網絡，通過這些網絡交換信息。 這樣的網絡通常覆蓋很遠的距離。 許多通過普通電話系統操作 調製解調器. 其他人使用衛星通信。
在典型的網絡中，數據庫保存在一台計算機中， 目標，而個人電腦， 起源, 發出 請求 進行搜索。 目標的 響應 是將搜索產生的記錄發回。 國際標準已經得到發展，以確保這種計算機到計算機的通信能夠正常進行。 此類標準的示例是 ISO 10162 和 10163-1（均為 1993 年），它們與搜索和檢索有關。
過去，計算機通信需要大型且昂貴的計算機。 個人計算機的能力和容量現在是如此之大，以至於一個人也可以在他或她自己的辦公室或家中組織網絡。 個人連接到信息世界的網絡是互聯網。 到 1996 年，這已成為世界上已知的增長最快的通信系統，預計到本世紀末將擁有 XNUMX 億用戶。
這種增長的一個工具是萬維網。 該軟件工具集簡化了 Internet 的複雜性。 有了網絡，用戶不需要計算機語言或命令的知識。 用戶也不必像過去那樣依賴信息專業人員的服務。 用戶的關鍵工具是 Web 瀏覽器，這是一種允許用戶瀏覽 Web 的計算機程序。 這樣，數以百萬計的 Web 文檔（Web 的信息資源）就可以訪問了。 Web 資源不僅限於文本，還包括聲音和動畫在內的完整多媒體演示。
多媒體功能將 Web 變成了重要的培訓媒介。 到 1996 年，職業健康和安全培訓計劃開始出現在 Web 上。 從較大的網站上，可以下載用於職業健康和安全的計算機程序。 其他網絡信息資源包括網絡上越來越多與職業健康和安全相關的圖書館網站。 隨著網絡的持續發展，我們很可能會看到這一版國際勞工組織的生命週期 百科全書 開發一所世界範圍內的職業健康與安全“虛擬大學”。
Internet 提供了全球電子郵件 (e-mail) 系統，個人可以通過該系統相互發送私人消息。 Internet 也越來越多地用於語音郵件和視頻會議。
消息 不同於電子郵件。 在消息傳遞中，群組的所有成員都可以閱讀和回复消息。 消息傳遞用於計算機會議，其中許多人參與關於特定主題的討論。 例如，在對特定類型的職業危害有共同興趣的職業健康和安全專業人員之間建立網絡是一種廉價的方式。
文件傳輸是計算中的一個基本過程。 在計算機術語中，一個 文件 是允許計算機將一組信息與另一組信息區分開來的基本存儲單元。 文件可以是計算機程序、文字處理文檔、整個數據庫或通過搜索數據庫產生的過濾記錄集。 文件傳輸是計算機之間傳輸信息的方式。 各種文件傳輸協議 (FTP) 確保數據在傳輸過程中不會以任何方式更改。 文件傳輸對於職業健康和安全信息管理的特殊重要性在於，任何信息服務機構，即使是一台普通的個人電腦，都可以從世界各地的信息服務機構接收各種類型的信息。 文件傳輸和相關服務通常是最具成本效益的信息傳輸方法。 隨著計算機功能的提高，可以傳輸的信息的廣度和範圍迅速增加。
在線交易處理的一個例子是通過個人電腦訂購一份出版物。 另一個例子是在涉及多個地理區域的研究項目中向遙遠城市的計算機提供數據項。
在職業健康和安全方面發揮越來越重要作用的其他形式的計算機通信是基於計算機的 回傳 服務。 用戶打電話給計算機以訂購特定信息。 然後計算機將信息發送到呼叫者的傳真機。
總的來說，可以說計算機不僅是信息管理的主要工具，而且是信息革命的重要推動者，信息革命在職業安全與健康領域繼續蓄勢待發，就像在人類其他重要領域一樣。活動。